Dit artikel beschrijft de aanpak, scope en verwachtingen bij de implementatie van Finly CRM. Het dient als leidraad voor iedereen die betrokken is bij de onboarding.
Doel van de kick-off
De kick-off markeert de officiële start van de implementatie. Het doel is om met alle betrokkenen op één lijn te komen over de aanpak en verwachtingen. Concreet betekent dit:
Gezamenlijke afstemming op doelstellingen, scope en aanpak van de CRM-implementatie.
Zorgen dat iedereen hetzelfde beeld en begrip heeft van het project.
Duidelijkheid over rollen, verantwoordelijkheden en verwachtingen.
Een gedeelde basis leggen voor effectieve samenwerking.
Iedereen klaar maken voor een soepele en succesvolle implementatie.
Projectdoel
De implementatie heeft één centraal doel: commerciële medewerkers werken in CRM, niet in de backoffice. Om dat te bereiken:
CRM implementeren als centraal platform voor klantcontact.
E-mail en telefonie onderbrengen in CRM.
Integratie realiseren met de backoffice.
Commerciële medewerkers in staat stellen alle klantdata en interacties in één systeem bij te houden.
Aanpak in drie fasen
Configuratie en integratie. Inrichting van het CRM en het realiseren van de koppeling met de backoffice.
Testen en training. Feedback ophalen van key users en medewerkers trainen in het gebruik van het CRM.
Go-live. Het systeem live zetten voor de volledige organisatie.
Projectscope
De volgende onderdelen vallen binnen de scope van de implementatie:
Installatie en configuratie. Inrichten van het CRM-platform inclusief standaardfunctionaliteiten voor contact- en relatiebeheer, sales, activiteitenregistratie en rapportages.
Integraties. Koppeling van het CRM met e-mail (Office 365), agenda's (Office 365) en de backoffice.
Training en ondersteuning. Opleiden van key users en eindgebruikers, inclusief handleidingen, werkinstructies en support tijdens de uitrolfase.
Pilot en uitrol. Pilotimplementatie op beperkte schaal (bijv. één afdeling of vestiging), gevolgd door een gefaseerde uitrol op basis van de opgedane ervaringen.
Projectmanagement en communicatie. Coördinatie, voortgangsbewaking, risicobeheersing en communicatie gedurende het gehele project.
Fasering: fase 1 en fase 2
Fase 1 richt zich op de kern van de implementatie:
Kick-off en scopebepaling
Boodschappenlijst opstellen
Testen
Training en go-live
Fase 2 betreft verdere optimalisatie op basis van wensen en ervaringen uit fase 1. Voorbeelden:
Eigen workflows en formulieren
AI-toepassingen
Verdere optimalisaties op maat
Rollen en verantwoordelijkheden
Voor een succesvolle implementatie zijn de volgende rollen betrokken:
Projectleider (Finly). Coördineert het project, bewaakt de voortgang en is het centrale aanspreekpunt vanuit Finly.
Contactpersoon klant. Eerste aanspreekpunt aan klantzijde voor beslissingen en escalaties.
Super user klant. Inhoudelijk betrokken gebruiker die het systeem goed leert kennen en collega's kan ondersteunen na go-live.
Stakeholders. Betrokkenen vanuit het management of andere afdelingen die de implementatie volgen en accorderen.
Way of working
Communicatie. Primair via e-mail voor projectcommunicatie en documentatie.
Wekelijkse stand-up. Één keer per week een kort overleg om voortgang te bespreken en belemmeringen te identificeren. Frequentie en tijdstip worden bij de kick-off afgestemd.
Globale tijdlijn
De implementatie verloopt in de volgende stappen, verspreid over meerdere weken:
Voorbereiding. Kick-off, scopebepaling en boodschappenlijst opstellen.
Telefonie. Inrichten en testen van de telefonie-integratie.
Inrichting. Configuratie van het CRM op basis van de overeengekomen scope.
Integratie backoffice. Realiseren van de koppeling met de backoffice.
Training. Opleiden van key users en eindgebruikers.
Testen. Functioneel testen en feedbackverwerking.
Go-live. Livegang van het systeem.
Hypercare en go-live support. Intensieve begeleiding direct na go-live om een soepele overgang te garanderen.
De exacte weeknummers worden bij aanvang van het project in overleg vastgesteld.
Boodschappenlijst
Aan het begin van de implementatie stellen we samen een boodschappenlijst op. Dit is een inventarisatie van alles wat nodig is voor de inrichting. Denk aan:
Naam, logo, huisstijlkleuren en algemene instellingen
Klantdashboard inrichting
Mailsjablonen
E-mailintegratie (Office 365)
Overige benodigde gegevens en koppelingen
Veelgestelde vragen
Wat is het verschil tussen fase 1 en fase 2?
Fase 1 omvat de basisimplementatie: inrichting, integraties, training en go-live. Fase 2 is optioneel en richt zich op verdere optimalisaties zoals eigen workflows, formulieren en AI-toepassingen. Fase 2 start pas na een succesvolle afronding van fase 1.
Wie is het aanspreekpunt vanuit Finly tijdens de implementatie?
De projectleider vanuit Finly is jouw vaste aanspreekpunt gedurende het hele traject. Naam en contactgegevens worden bij de kick-off gecommuniceerd.
Wat als wij aanpassingen willen die buiten de scope vallen?
Aanvullende wensen die buiten de overeengekomen scope vallen, worden opgepakt via een change request. Dit wordt apart beoordeeld en geprijsd voordat het in het project wordt opgenomen.
Hoe lang duurt een implementatie gemiddeld?
Een gemiddelde implementatie duurt tussen de 6 en 10 weken, afhankelijk van de omvang van de organisatie en de complexiteit van de gewenste integraties. De exacte tijdlijn wordt bij de kick-off vastgesteld.
Zoekwoorden
implementatie, onboarding, kick-off, CRM implementatie, projectscope, projectdoel, tijdlijn, rollen verantwoordelijkheden, boodschappenlijst, go-live, training, integratie backoffice, fase 1, fase 2, hypercare, requirementsdocument