Bij welke medewerker, welk (sub)kantoor en klant het speelt

Wat je probeerde te doen én wat er misgaat

Een screenshot en de URL van de pagina waar het misgaat

De datum en het tijdstip waarop het gebeurde

Of het bij één medewerker/dossier/formulier zit, of overal

Bij welke medewerker speelt het?

Vaak meld je iets namens een collega. Met de gebruikersnaam van de medewerker die het probleem ervaart, kunnen wij in de juiste omgeving en logs kijken. Voorbeeld 1: het speelt bij collega p.devries. Voorbeeld 2: het speelt bij alle medewerkers van het team Schade.

Welk (sub)kantoor of welke vestiging?

Instellingen kunnen per kantoor of vestiging verschillen. Zo weten we waar we moeten kijken. Voorbeeld 1: subkantoor Utrecht. Voorbeeld 2: hoofdkantoor Amsterdam, RU 1234. Heb je een intern kantoor- of vestigingskenmerk (zoals een RU)? Stuur dat dan ook mee.

Om welke klant (relatie) gaat het?

De klantnaam en het relatienummer, of een link naar de klantkaart. Voorbeeld 1: klant B. Brandenburg, relatienummer 123456. Voorbeeld 2: klant Jansen Beheer B.V., URN ABC-00123. Heb je een uniek klantkenmerk zoals een URN? Voeg dat toe, dan vinden we de klant direct terug.

Wat probeerde je precies te doen?

Beschrijf de handeling zo concreet mogelijk. Voorbeeld 1: "Ik wilde een activiteit aanmaken vanuit een dossier." Voorbeeld 2: "Ik startte een opname in een formulier en wilde de data uit die opname in het formulier laten opnemen."

Welke stappen gingen eraan vooraf?

Beschrijf stap voor stap wat je deed vlak vóór het probleem, zodat wij het kunnen naspelen. Voorbeeld 1: "1. Dossier geopend, 2. Op 'Activiteit toevoegen' geklikt, 3. Type gekozen, 4. Op opslaan geklikt → foutmelding." Voorbeeld 2: "1. Formulier geopend, 2. Opname gestart, 3. Opname gestopt, 4. Verwacht dat de tekst in het veld verscheen."

Wat gaat er mis?

Wat je daadwerkelijk ziet gebeuren. Voorbeeld 1: "De activiteit wordt niet opgeslagen en het scherm blijft laden." Voorbeeld 2: "Ik krijg een rode foutmelding bovenin het scherm."

Wat had je verwacht?

Soms is iets geen fout, maar werkt het anders dan verwacht. Dat onderscheid helpt ons enorm. Voorbeeld 1: "Ik verwachtte dat de activiteit in het dossier zou verschijnen." Voorbeeld 2: "Ik verwachtte dat de opnametekst automatisch in het formulier zou komen."

Waar gaat het mis?

In welk onderdeel of systeem: in Finly zelf, in jullie CRM, in Outlook of in een widget/formulier? En op welke plek in het scherm? Voorbeeld 1: "In Finly, op het dashboard." Voorbeeld 2: "In de afsprakenwidget op onze eigen website."

De URL van de pagina waar het misgaat

Kopieer de link uit de adresbalk op het moment dat het probleem optreedt. Daarmee zitten wij direct op de juiste plek. De URL begint met https://. Voorbeeld 1: https://[jouw-omgeving].finly.nl/dossiers/task/[dossiernummer]. Voorbeeld 2: https://[jouw-omgeving].finly.nl/clients/[klantnummer].

Is het probleem specifiek of algemeen?

Treedt het alleen op bij één medewerker, één dossier of één formulier — of bij meerdere? Test het als het kan even bij een collega, een ander dossier of een ander formulier. Dit bepaalt in welke richting wij zoeken. Voorbeeld 1: "Alleen bij p.devries; bij een collega werkt het wel." Voorbeeld 2: "Bij elk dossier dat we proberen."

Sinds wanneer, en hoe vaak?

Eenmalig, vaker of structureel? Dat zegt veel over de oorzaak. Voorbeeld 1: "Sinds vorige week dinsdag, elke keer opnieuw." Voorbeeld 2: "Één keer gebeurd, daarna niet meer."

Datum en tijdstip van het probleem

Zo exact mogelijk. Hiermee vinden wij de juiste logregels terug. Voorbeeld 1: "Dinsdag 21 juli rond 14:30." Voorbeeld 2: "Vanochtend meerdere keren tussen 9:00 en 10:00."

Is het blokkerend?

Kun je niet verder werken, of is er een workaround? Dit helpt ons de prioriteit te bepalen. Voorbeeld 1: "Niet blokkerend — we maken de activiteit nu handmatig aan." Voorbeeld 2: "Ja, we kunnen geen enkele afspraak meer inplannen."

Screenshot of schermopname

Een beeld zegt vaak meer dan een beschrijving. Maak het op het moment dat het probleem zichtbaar is, het liefst met de hele pagina inclusief adresbalk in beeld.

De exacte tekst van de foutmelding

Krijg je een foutmelding? Stuur de letterlijke tekst mee (naast het screenshot). Foutmeldingen bevatten vaak een code waarmee wij direct kunnen zoeken. Voorbeeld 1: "Er is iets misgegaan (error 500)." Voorbeeld 2: "Invalid data."

(meestal overbodig) Browser en apparaat

Vooral bij weergaveproblemen of vastlopende schermen relevant. Voorbeeld 1: Chrome op een Windows-laptop. Voorbeeld 2: Safari op een iPad.

Afspraak-ID, afspraakdatum en afspraaktype

Hiermee vinden we de afspraak direct terug. Voorbeeld 1: afspraak 123, 24 juli 10:00, type Adviesgesprek. Voorbeeld 2: afspraak 123, 3 augustus 14:30, type Intake.

Om welke resource gaat het?

De vestiging, kamer of medewerker waarop de afspraak is ingepland.

Welk systeem en welke richting?

Om welk gekoppeld systeem gaat het, en loopt de sync van of naar Finly? Voorbeeld 1: "De afspraak staat wel in Outlook maar komt niet in Finly" — dan gaat het om de sync van Outlook naar Finly. Voorbeeld 2: "Een mutatie in ANVA is niet zichtbaar in Finly" — dan gaat het om de sync van ANVA naar Finly.

Om welk dossier of welke mutatie gaat het?

Het dossier- of mutatienummer, of een link ernaartoe. Voorbeeld 1: dossier [dossiernummer]. Voorbeeld 2: mutatie [mutatienummer].