Wat zijn formulieren?
Formulieren gebruik je om gestructureerd informatie vast te leggen, bijvoorbeeld bij een adviesgesprek, intake of controle. Je opent een formulier vanuit een dossier of klantkaart en vult de vragen in. De ingevulde gegevens worden opgeslagen en kunnen worden omgezet naar een PDF.
Formulier openen in een nieuw tabblad
Een formulier wordt in een apart tabblad geopend. Wil je terug naar Finly zelf? Sluit dan het tabblad met het formulier. Alle velden worden automatisch opgeslagen, je verliest geen ingevulde gegevens. Via de klantkaart, onder Formulieren, open je hetzelfde formulier later weer terug.
Standaard of maatwerk
De inhoud van formulieren is standaard meegeleverd vanuit Finly, of is maatwerk dat door de beheerder van jouw organisatie is aangepast. Welke formulieren beschikbaar zijn en hoe ze eruitzien, verschilt daarom per organisatie.
Formulieren zelf bouwen of aanpassen
Als beheerder kun je formulieren zelf bouwen of aanpassen via Instellingen > Formulieren. Wil je een aanpassing in een bestaand formulier? Neem dan contact op met de beheerder van jouw organisatie.
Een formulier kopiëren
In het formulierenoverzicht kun je een bestaand formulier kopiëren. Klik op de drie puntjes naast het formulier en kies "Kopiëren". Alle antwoorden worden meegekopieerd naar het nieuwe formulier.
Formulieren bij onderhoud
Bij een onderhoudsmoment wil je vaak verder bouwen op een eerder ingevuld formulier, zonder de originele vastlegging te overschrijven. Je hebt daarvoor drie opties:
Formulier kopiëren. Maak een kopie van het bestaande formulier inclusief alle ingevulde antwoorden. Werk verder in de kopie en bewaar het origineel als historische vastlegging.
Verder gaan in het bestaande formulier. Pas het formulier aan en sla het op als nieuwe PDF. De PDF is de definitieve versie die je naar de klant stuurt.
Nieuw formulier starten. Begin blanco, zonder gegevens uit een eerder formulier.
Gespreksverslag maken met een formulier
Met een formulier kun je op een gestructureerde manier een gespreksverslag maken. Het verslag wordt automatisch omgezet naar een PDF op basis van jouw input. Aanpassingen aan de inhoud doe je via het formulier zelf. De gegenereerde PDF is niet te bewerken in Word.
Volg deze stappen om een gespreksverslag aan te maken en op te slaan als PDF:
Ga naar de klantkaart van de klant.
Klik op "Formulieren" om een nieuw formulier te starten.
Kies het type formulier, bijvoorbeeld "Gespreksverslaglegging".
Sla het formulier op.
Geef antwoord op de vragen binnen elk onderwerp.
Voeg eventueel actiepunten toe voor jezelf, collega's of de klant.
Controleer rechts in het scherm de live PDF-voorvertoning. Niet-ingevulde velden worden niet opgenomen in de PDF.
Klik links in het formulier op "Opslaan als document" en kies "Opslaan als PDF". De PDF wordt gegenereerd en opgeslagen.
Veelgestelde vragen
Waarom opent het formulier in een nieuw tabblad?
Zo blijft Finly open in het originele tabblad terwijl je in het formulier werkt. Sluit het formulier-tabblad om terug te gaan naar Finly. Je hoeft niet apart op te slaan: alle velden worden automatisch opgeslagen. Via de klantkaart, onder Formulieren, open je het formulier weer.
Wat als ik iets mis in het formulier?
Neem contact op met de beheerder van jouw organisatie. De inhoud van formulieren is via de beheerder in te stellen.
Kan ik een gespreksverslag koppelen aan een dossier?
Ja. Vanuit een dossier kun je een formulier starten. Actiepunten die je toevoegt, kun je later omzetten naar activiteiten in de workflow.
Welke formuliertypen zijn er?
Dat hangt af van de instellingen van jouw beheerder. Voorbeelden zijn: particulier gespreksverslag, zakelijke risico-inventarisatie, schademelding, UBO-formulier en onderhoudsformulier.
Hoe pas ik de gegenereerde PDF aan?
De PDF wordt automatisch opgebouwd op basis van wat je in het formulier invult. Je past de inhoud dus aan via het formulier zelf, niet via de PDF.
Heb je een lege pagina in de PDF, of staat de opmaak structureel niet goed? Controleer dan of je alle velden in het formulier correct hebt ingevuld. Teksten die je anders wilt weergeven, pas je aan in het formulier zelf. Staat de opmaak structureel niet goed, dan is dat een inrichting van het formuliersjabloon. Vraag de beheerder van jouw organisatie om het formulier aan te passen.
Meer over de opmaakopties voor beheerders: PDF-layout instellen voor een formulier.
Zoekwoorden
formulier, formulieren, invullen, aanpassen, kopiëren, beheerder, maatwerk, standaard, dossier, adviesgesprek, intake, gespreksverslag, PDF, rapportage, CRM formulier, actiepunten, formulier kopiëren, lege pagina PDF, PDF aanpassen, opmaak PDF, onderhoud, onderhoudsmoment, nieuw tabblad, tabblad sluiten, automatisch opslaan, formulier hervinden