Wat je ziet in het activiteitenoverzicht
Het activiteitenoverzicht geeft inzicht in alle taken die nog openstaan of verlopen zijn. Je ziet in één oogopslag wat er moet gebeuren en wanneer.
Wat de kleurcodes betekenen
In het menu zie je een bolletje bij Activiteiten. De kleurcodes betekenen het volgende:
Rood: activiteit is over de deadline
Blauw: aantal taken zonder specifieke datum
Wat het getal bij een medewerker betekent
Het getal dat je ziet bij een medewerker in het activiteitenoverzicht telt alle activiteiten waarbij die persoon betrokken is. Niet alleen de activiteiten waarbij hij de uitvoerende is. Finly kent op een activiteit minimaal twee rollen:
Eigenaar / verantwoordelijke. Dit is degene aan wie de activiteit primair toebehoort. Dit telt mee in het totaaloverzicht.
Uitvoerende. Dit is degene die de feitelijke actie uitvoert. Dit kan iemand anders zijn.
Welke detailinformatie je per activiteit ziet
Per taak zie je de volgende informatie:
Omschrijving
Datum (of geen datum)
Koppeling aan klant of dossier
Status (open of afgerond)
Verantwoordelijke
Zoeken in het activiteitenoverzicht
Bovenaan het overzicht staat een zoekfunctie. Je kunt zoeken op:
Trefwoord
Klant
Dossier
Filters gebruiken
Met filters kun je snel en gericht zoeken in alle activiteiten. Volg deze stappen:
Klik in het hoofdmenu op Activiteiten.
Kies een of meer filteropties bovenaan het overzicht.
Het overzicht past zich direct aan op basis van je filters.
De standaard beschikbare filteropties zijn:
Datum van en Datum tot
Activiteiten zonder datum
Klant of dossier
Status (open of afgerond)
Verantwoordelijke gebruiker
Afgeronde activiteiten bekijken
Je kunt afgeronde activiteiten terugvinden via de statusfilter. Volg deze stappen:
Open de filteroptie Afgerond.
Kies Tonen of Niet tonen.
Belangrijk
De filters zijn bepalend voor de zoekresultaten. Controleer altijd of de ingestelde filters overeenkomen met wat je wilt zien.
Vul bij Datum van en Datum tot de juiste periode in. Als beide velden leeg zijn, worden alle activiteiten getoond ongeacht datum.
Controleer de filter Afgerond: staat deze op Nee, dan worden afgeronde activiteiten niet getoond, ook al zijn ze correct afgesloten.
Let op eerder ingestelde filterwaarden die je mogelijk nog hebt laten staan uit een vorige sessie.
Filters worden niet permanent opgeslagen.
Wijzig verantwoordelijke of uitvoerende
Door activiteiten te selecteren kun je de verantwoordelijke of uitvoerende voor meerdere selecties wijzigen, bijvoorbeeld als iemand op vakantie is en de activiteiten moeten worden overgedragen. Je kunt ook voor meerdere activiteiten datum en tijd aanpassen.
Veelgestelde vragen
Waar kan ik mijn afgeronde activiteiten zien?
Afgeronde activiteiten bekijk je via de filteroptie Afgerond. Kies daar voor Tonen of Niet tonen.
Ik heb een activiteit afgerond, maar deze blijft zichtbaar in het overzicht. Hoe kan dat?
Dit komt vrijwel altijd door de filterinstellingen. Controleer het volgende:
Staat de filter Afgerond op Ja? Zo niet, worden afgeronde activiteiten niet getoond.
Kloppen de datumvelden Datum van en Datum tot? Vul de periode in waarbinnen de activiteit valt. Als de velden leeg zijn, worden alle activiteiten getoond.
Heb je nog oude filterwaarden staan van een eerdere sessie? Pas deze aan of verwijder ze.
Worden activiteiten automatisch verwijderd?
Activiteiten worden niet automatisch verwijderd. Je rondt ze handmatig af of verwijdert ze, tenzij dit via een workflow gebeurt. Elke workflowstap (dossier) is namelijk ook een activiteit.
Kan ik meerdere filters tegelijk gebruiken?
Ja, je kunt meerdere filters tegelijk toepassen. Zo kun je bijvoorbeeld filteren op klant én datum tegelijk.
Hoe noem je een Anva agenda in Finly?
In Finly noemen we een Anva-agenda een activiteit.