Om Outlook 365 te koppelen aan Finly, maak je eenmalig een app-registratie aan in Microsoft Azure. Je hebt hiervoor een Azure-account met beheerdersrechten nodig.
Rolverdeling: wat doet wie?
Het inrichten van de Azure-omgeving is een taak voor de ICT-beheerder van jouw organisatie. Finly doet dit niet. Wat Finly nodig heeft, zijn drie gegevens uit die Azure-omgeving: de Client ID, Tenant ID en Client secret. Met die gegevens kan Finly e-mail ophalen en de agendakoppeling tot stand brengen. Heb je geen eigen ICT-beheerder? Neem dan contact op met de partij die jullie Microsoft 365-omgeving beheert. Meer achtergrond over het registreren van een app in Azure vind je in de officiële Microsoft-documentatie.
Stap 1 t/m 6 zijn voor de ICT-beheerder van jouw organisatie
Stap 1: Open Azure Active Directory
Log in op portal.azure.com. Ga naar "Azure Active Directory".
Stap 2: Maak een nieuwe app-registratie aan
Ga naar "App-registraties" en klik op "+ Nieuwe registratie". Geef de registratie een herkenbare naam, bijvoorbeeld "Finly Outlooksynchronisatie". Kies als ondersteund accounttype "Alleen accounts in deze organisatiemap". Klik op "Registreren". Je ziet nu het overzichtsscherm van de app-registratie.
Stap 3: Noteer de Client-ID en Tenant-ID
Noteer de "Toepassings-id (client)" en de "Map-id (tenant)". Je hebt deze gegevens nodig in stap 7.
Stap 4: Voeg API-machtigingen toe
Ga naar "API-machtigingen" in het linkermenu. Klik op "+ Een machtiging toevoegen". Kies "Microsoft Graph" en selecteer "Toepassingsmachtigingen". Voeg de volgende machtigingen toe:
User.Read.AllCalendars.ReadCalendars.ReadWrite
Klik op "Machtigingen toevoegen".
Stap 5: Verleen beheerderstoestemming
Klik op "Beheerderstoestemming verlenen voor jouw organisatie" en bevestig. De status van alle drie de machtigingen verandert naar een groen vinkje.
Stap 6: Maak een clientgeheim aan
Ga terug naar het overzicht van de app-registratie. Klik op "Certificaten en geheimen" en daarna op "+ Nieuw clientgeheim". Geef het geheim een omschrijving (bijv. "Productie") en kies een verloopdatum. Klik op "Toevoegen". Kopieer direct de waarde in de kolom "Waarde". Deze waarde is na het verlaten van het scherm niet meer volledig zichtbaar.
Stap 7 is voor de beheerder in Finly
Stap 7: Vul de gegevens in bij Finly
Ga in Finly naar "Instellingen → Koppelingen → Outlook 365". Zet de schakelaar "Outlook 365 synchronisatie" aan. Vul de "Client ID", "Tenant ID" en "Client secret" in en klik op "Opslaan". Finly bevestigt de koppeling.
Wat als de Outlook-synchronisatie stopt?
Controleer als eerste de verloopdatum van het clientgeheim in Azure. Ga naar "App-registraties → Certificaten en geheimen" en bekijk de kolom "Verloopt op". Het clientgeheim heeft een maximale geldigheidsduur van 24 maanden. Azure stuurt geen automatische melding wanneer het geheim bijna verloopt. De synchronisatie stopt stilzwijgend zodra het geheim is verlopen.
Is het geheim verlopen? Maak dan een nieuw clientgeheim aan (zie stap 6) en werk de "Client secret" bij in Finly (zie stap 7). De synchronisatie hervat daarna automatisch.
Noteer de verloopdatum bij het aanmaken van het geheim en plan ruim van tevoren een moment in om het te vernieuwen.
Zoekwoorden
Outlook 365, Azure, app-registratie, Client ID, Tenant ID, Client secret, API-machtigingen, Microsoft Graph, beheerderstoestemming, Outlook synchronisatie activeren, clientgeheim, portal.azure.com, koppelingen, Outlook koppeling instellen, clientgeheim verlopen, synchronisatie stopt, geheim vernieuwen, ICT-beheerder, rolverdeling