Je ziet in het CRM soms een slot-icoon (slotje) bij een klant, dossier, formulier of activiteit. Dit artikel legt uit wat dat betekent, waarom niet iedere medewerker overal toegang toe heeft, en hoe een beheerder de toegang instelt via Client fencing.
Wat het slotje betekent
Het slot-icoon geeft aan dat je geen toegang hebt tot de betreffende klant of het gekoppelde onderdeel. De klant blijft zichtbaar in overzichten, zodat je kunt zien dat het om een klant gaat, maar je kunt de relatie niet openen of muteren.
Concreet betekent een slotje:
de klant of het onderdeel is alleen-lezen;
de naam wordt grijs weergegeven en is niet aanklikbaar;
het menu met drie puntjes en de selectie-checkbox zijn niet beschikbaar;
openen via een directe link leidt naar een melding dat je geen toegang hebt.
Waarom sommige medewerkers geen toegang hebben
Niet elke medewerker mag elke klant inzien. Het uitgangspunt is dat je een klant alleen mag openen als je aan die klant gekoppeld bent, bijvoorbeeld als accountmanager. Ben je niet betrokken bij de klant, dan zie je wel dát het een klant is, maar kun je de gegevens niet openen.
Deze afscherming werkt door in het hele systeem. Je komt op meerdere plekken bij een klant, en op al die plekken geldt dezelfde toegangscontrole: notificaties, dossiers, formulieren, activiteiten, klanten, transacties en het dashboard.
Belangrijk: de afscherming werkt op klantniveau, niet per los dossier. Een vertrouwelijk dossier bescherm je dus door de toegang tot de bijbehorende klant te beperken. Alle dossiers, formulieren en activiteiten onder die klant zijn dan mee afgeschermd.
Toegang instellen via Client fencing (voor beheerders)
De afscherming richt je in op de pagina Client fencing. Deze is bereikbaar via Instellingen. Account. Overige instellingen. Autorisatie, en is alleen toegankelijk voor gebruikers met de juiste rechten.
De pagina bevat vier onderdelen:
Autorisatie. Per rol (bijvoorbeeld Accountmanager, Bemiddelaar, Binnendienst medewerker) zet je een schuifje aan of uit. Staat een rol aan, dan zien medewerkers met die rol alleen de klanten waaraan ze gekoppeld zijn. De overige klanten krijgen een slotje.
Medewerkers die alle klanten mogen inzien. Voeg hier de mensen toe die juist alle klanten moeten kunnen zien, ongeacht koppeling, bijvoorbeeld directie of backoffice.
Taken niet zichtbaar maken voor andere medewerkers. Voeg hier medewerkers toe wiens taken niet zichtbaar mogen zijn voor anderen.
Uitzonderingen. Voeg hier medewerkers toe die de klanten van een specifieke collega mogen inzien, handig als twee mensen samen op één klant werken.
Klik na het aanpassen onderaan op Opslaan. De wijziging is daarna van kracht.
Ik heb wel toegang nodig, wat nu?
Heb je een slotje bij een klant waar je juist wel bij moet kunnen? Neem dan contact op met de beheerder binnen je organisatie. Die kan je aan de klant koppelen of een uitzondering instellen via Client fencing.
Lukt het instellen niet, of gedraagt de afscherming zich niet zoals verwacht? Maak een ticket aan en stuur mee:
de naam van de medewerker en de betreffende klant of het dossier;
wat de medewerker wel en niet kan zien of doen;
een screenshot van de situatie, inclusief het slotje.
Veelgestelde vragen
Ik zie de klant wel staan, maar kan hem niet openen. Is dat een storing?
Nee. Dit is de bedoeling wanneer je geen toegang hebt tot die klant. De klant is bewust zichtbaar maar niet te openen.
Kan ik een enkel dossier afschermen zonder de hele klant af te schermen?
Nee. De afscherming werkt op klantniveau. Door de toegang tot de klant te beperken, scherm je automatisch ook de onderliggende dossiers, formulieren en activiteiten af.
Waarom kan een collega een klant wel openen en ik niet?
Toegang hangt af van je rol en of je aan de klant gekoppeld bent. Je collega is waarschijnlijk aan die klant gekoppeld, valt onder de uitzonderingen, of heeft toegang tot alle klanten.
Kan ik zelf mijn rechten aanpassen?
Nee. Rechten en uitzonderingen worden beheerd door een beheerder met toegang tot de Client fencing-pagina.
Zoekwoorden
slotje, slot-icoon, client fencing, geen toegang, klant afgeschermd, rechten, autorisatie, rol, accountmanager, alleen-lezen, klant niet openen, afscherming, vertrouwelijk dossier, uitzonderingen