Wat een workflow is en waarom je deze opbouwt
Een workflow is het proces dat een dossier doorloopt: een reeks activiteiten met verbindingen die de mogelijke paden bepalen. Bijvoorbeeld: een e-mail versturen, wachten op reactie, telefoneren bij geen reactie, of een afspraak inplannen bij wel reactie. Een goed opgebouwde workflow zorgt dat medewerkers consequent dezelfde stappen volgen en dat je achteraf precies kunt zien hoe een dossier is verlopen.
Het tabblad Workflow gebruik je om visueel het proces te tekenen met activiteiten (de processtappen) en verbindingen (de pijlen tussen stappen). Heb je nog geen dossiertype aangemaakt of het tabblad Algemeen ingericht? Werk dan eerst Beheer: Dossiertype aanmaken en Beheer: Tabblad Algemeen instellen door.
Naar het tabblad Workflow gaan
Open het dossiertype via Instellingen. Dossiers en klik op het juiste blok.
Ga naar het tabblad Workflow.
Je ziet links een lijst met beschikbare activiteiten en rechts een werkvlak waar je de workflow opbouwt.
Activiteiten toevoegen aan de workflow
Activiteiten zijn de bouwstenen van het proces. Het type activiteit bepaalt wat je ermee kunt doen. Een activiteit "e-mail sturen" verstuurt een specifieke mail, een activiteit "bellen" laat de medewerker telefoneren, en zo verder.
Sleep een activiteit van de linker lijst naar het werkvlak Workflow.
Herhaal dit voor alle stappen die in het proces horen.
Kenmerken van een activiteit aanpassen
Elke activiteit heeft eigenschappen die bepalen hoe deze werkt. Je past die aan via het Kenmerken-paneel.
Klik op de activiteit in het werkvlak. Rechts verschijnt het paneel Kenmerken.
Vul bij Algemeen alle basisinformatie in. Velden zonder de aanduiding "(optioneel)" zijn verplicht.
Stel bij Dossiervelden in wanneer extra velden ingevuld moeten worden:
tijdens het afronden van de activiteit
tijdens het uitvoeren
tijdens het uitvoeren én wijzigen
Vink optioneel aan dat er bij afronden iets getoond wordt, bijvoorbeeld een notitieveld dat ingevuld moet worden.
Verbindingen tussen activiteiten maken
Met verbindingen geef je aan welke route het proces volgt na een activiteit. Een proces kan vertakken: bijvoorbeeld na "e-mail versturen" volgt "bellen" als de klant niet reageert, of "afspraak plannen" als de klant wél reageert.
Klik op de activiteit waar de verbinding moet beginnen.
Klik op het rondje aan de onderkant van de activiteit.
Sleep de pijl naar de volgende activiteit.
Kenmerken van een verbinding aanpassen
Net als bij activiteiten kun je verbindingen voorzien van eigenschappen. Dit is essentieel zodra een activiteit meerdere uitgaande paden heeft.
Klik op de pijl tussen twee activiteiten.
Geef de verbinding een duidelijke naam (bijvoorbeeld "geen reactie klant" of "reactie klant"). Tijdens het werk kiest de medewerker zo het juiste pad.
Stel optioneel in welke dossierstatus automatisch wordt toegekend nadat dit pad is bewandeld.
Belangrijk
Geef verbindingen áltijd een logische naam wanneer een activiteit meerdere uitgaande paden heeft. Zonder duidelijke naam kunnen medewerkers niet zien welk pad ze kiezen.
Een activiteit kan meerdere ingaande verbindingen hebben (bijvoorbeeld "afspraak plannen" na zowel mail als telefoon), maar denk goed na over welke status er hoort bij elk pad.
Statussen die je hier aan een verbinding hangt, gebruik je vooraf gedefinieerd op het tabblad Algemeen. Maak die eerst aan.
Een workflow is pas bruikbaar als alle paden een logische einde hebben. Hangende activiteiten zonder uitgaande verbinding houden het dossier open.
Opmerking
Activiteiten die je hier toevoegt zijn nog niet automatisch opgenomen in de Track and Trace die de eindklant ziet. Dat regel je op het tabblad Track and Trace door activiteiten te bundelen tot stappen.
Vervolgstappen
Veelgestelde vragen
Kan ik een workflow aanpassen terwijl er al dossiers van dit type lopen?
Op de vraag "Kan ik een workflow aanpassen terwijl er al dossiers van dit type lopen?" is het antwoord dat dit kan, maar dat lopende dossiers de oude workflow blijven volgen. Nieuwe dossiers gebruiken de nieuwe versie. Test daarom altijd grondig voordat je een actief dossiertype wijzigt.
Hoe maak ik een keuzemoment voor de medewerker?
Op de vraag "Hoe maak ik een keuzemoment voor de medewerker?" is het antwoord dat je vanaf één activiteit meerdere uitgaande verbindingen tekent en elk een eigen naam geeft. De medewerker kiest het pad bij het afronden van die activiteit.
Wat als ik de verkeerde activiteit heb toegevoegd?
Op de vraag "Wat als ik de verkeerde activiteit heb toegevoegd?" is het antwoord dat je de activiteit kunt verwijderen uit het werkvlak. Let op dat eventuele verbindingen die ernaartoe wezen ook verwijderd of opnieuw aangelegd moeten worden.
Zoekwoorden
workflow inrichten, activiteiten dossier, verbindingen workflow, processtappen, e-mail activiteit, bellen activiteit, kenmerken activiteit, dossierproces, klantreis bouwen, Finly workflow