Wat een workflow is en waarom je deze opbouwt
Een workflow is het proces dat een dossier doorloopt: een reeks activiteiten met verbindingen die de mogelijke paden bepalen. Bijvoorbeeld: een e-mail versturen, wachten op reactie, telefoneren bij geen reactie, of een afspraak inplannen bij wel reactie. Een goed opgebouwde workflow zorgt dat medewerkers consequent dezelfde stappen volgen en dat je achteraf precies kunt zien hoe een dossier is verlopen.
Het tabblad Workflow gebruik je om visueel het proces te tekenen met activiteiten (de processtappen) en verbindingen (de pijlen tussen stappen). Heb je nog geen dossiertype aangemaakt of het tabblad Algemeen ingericht? Werk dan eerst Beheer: Dossiertype aanmaken en Beheer: Tabblad Algemeen instellen door.
Naar het tabblad Workflow gaan
Open het dossiertype via Instellingen. Dossiers en klik op het juiste blok.
Ga naar het tabblad Workflow.
Je ziet links een lijst met beschikbare activiteiten en rechts een werkvlak waar je de workflow opbouwt.
Activiteiten toevoegen aan de workflow
Activiteiten zijn de bouwstenen van het proces. Het type activiteit bepaalt wat je ermee kunt doen. Een activiteit "e-mail sturen" verstuurt een specifieke mail, een activiteit "bellen" laat de medewerker telefoneren, en zo verder.
Sleep een activiteit van de linker lijst naar het werkvlak Workflow.
Herhaal dit voor alle stappen die in het proces horen.
Kenmerken van een activiteit aanpassen
Elke activiteit heeft eigenschappen die bepalen hoe deze werkt. Je past die aan via het Kenmerken-paneel.
Klik op de activiteit in het werkvlak. Rechts verschijnt het paneel Kenmerken.
Vul bij Algemeen alle basisinformatie in. Velden zonder de aanduiding "(optioneel)" zijn verplicht.
Stel bij Dossiervelden in wanneer extra velden ingevuld moeten worden:
tijdens het afronden van de activiteit
tijdens het uitvoeren
tijdens het uitvoeren én wijzigen
Vink optioneel aan dat er bij afronden iets getoond wordt, bijvoorbeeld een notitieveld dat ingevuld moet worden.
Verantwoordelijke en uitvoerende instellen per activiteit
Per activiteit kun je vastleggen wie verantwoordelijk is en wie de activiteit uitvoert. Dit doe je in het paneel Kenmerken van de betreffende activiteit.
Verantwoordelijke: de medewerker die eindverantwoordelijk is voor de activiteit. Dit is de persoon die aanspreekbaar is als de activiteit niet of niet goed is afgerond.
Uitvoerende: de medewerker die de activiteit daadwerkelijk uitvoert. Dit kan dezelfde persoon zijn als de verantwoordelijke, maar ook een andere medewerker.
Zo stel je dit in:
Klik op de activiteit in het werkvlak. Rechts verschijnt het paneel Kenmerken.
Zoek de velden "Verantwoordelijke" en "Uitvoerende" op in het paneel.
Begin te typen in het veld. Je ziet een lijst met beschikbare medewerkers verschijnen.
Selecteer de juiste medewerker. Het systeem slaat de keuze direct op in de activiteitsinstellingen.
Als je geen verantwoordelijke of uitvoerende instelt, valt de activiteit terug op de standaard instellingen van het dossier. De medewerker die het dossier aanmaakt of de verantwoordelijke van het dossier wordt dan automatisch als verantwoordelijke beschouwd.
Elke activiteit in de workflow kan een andere verantwoordelijke en uitvoerende hebben. Zo kun je taken automatisch bij de juiste medewerker of afdeling neerleggen zonder dat dit handmatig ingesteld hoeft te worden tijdens het werken aan een dossier.
Verbindingen tussen activiteiten maken
Met verbindingen geef je aan welke route het proces volgt na een activiteit. Een proces kan vertakken: bijvoorbeeld na "e-mail versturen" volgt "bellen" als de klant niet reageert, of "afspraak plannen" als de klant wél reageert.
Klik op de activiteit waar de verbinding moet beginnen.
Klik op het rondje aan de onderkant van de activiteit.
Sleep de pijl naar de volgende activiteit.
Kenmerken van een verbinding aanpassen
Net als bij activiteiten kun je verbindingen voorzien van eigenschappen. Dit is essentieel zodra een activiteit meerdere uitgaande paden heeft.
Klik op de pijl tussen twee activiteiten.
Geef de verbinding een duidelijke naam (bijvoorbeeld "geen reactie klant" of "reactie klant"). Tijdens het werk kiest de medewerker zo het juiste pad.
Stel optioneel in welke dossierstatus automatisch wordt toegekend nadat dit pad is bewandeld.
Belangrijk
Geef verbindingen áltijd een logische naam wanneer een activiteit meerdere uitgaande paden heeft. Zonder duidelijke naam kunnen medewerkers niet zien welk pad ze kiezen.
Een activiteit kan meerdere ingaande verbindingen hebben (bijvoorbeeld "afspraak plannen" na zowel mail als telefoon), maar denk goed na over welke status er hoort bij elk pad.
Statussen die je hier aan een verbinding hangt, gebruik je vooraf gedefinieerd op het tabblad Algemeen. Maak die eerst aan.
Een workflow is pas bruikbaar als alle paden een logische einde hebben. Hangende activiteiten zonder uitgaande verbinding houden het dossier open.
Opmerking
Activiteiten die je hier toevoegt zijn nog niet automatisch opgenomen in de Track and Trace die de eindklant ziet. Dat regel je op het tabblad Track and Trace door activiteiten te bundelen tot stappen.
Vervolgstappen
Veelgestelde vragen
Kan ik een workflow aanpassen terwijl er al dossiers van dit type lopen?
Op de vraag "Kan ik een workflow aanpassen terwijl er al dossiers van dit type lopen?" is het antwoord dat dit kan, maar dat lopende dossiers de oude workflow blijven volgen. Nieuwe dossiers gebruiken de nieuwe versie. Test daarom altijd grondig voordat je een actief dossiertype wijzigt.
Hoe maak ik een keuzemoment voor de medewerker?
Op de vraag "Hoe maak ik een keuzemoment voor de medewerker?" is het antwoord dat je vanaf één activiteit meerdere uitgaande verbindingen tekent en elk een eigen naam geeft. De medewerker kiest het pad bij het afronden van die activiteit.
Wat als ik de verkeerde activiteit heb toegevoegd?
Op de vraag "Wat als ik de verkeerde activiteit heb toegevoegd?" is het antwoord dat je de activiteit kunt verwijderen uit het werkvlak. Let op dat eventuele verbindingen die ernaartoe wezen ook verwijderd of opnieuw aangelegd moeten worden.
Kan ik per activiteit een andere verantwoordelijke instellen?
Ja. Elke activiteit in de workflow heeft eigen instellingen voor verantwoordelijke en uitvoerende. Je stelt dit in via het paneel Kenmerken van de activiteit. Zo kun je taken automatisch bij de juiste medewerker neerleggen, ongeacht wie het dossier heeft aangemaakt.
Zoekwoorden
workflow inrichten, activiteiten dossier, verbindingen workflow, processtappen, e-mail activiteit, bellen activiteit, kenmerken activiteit, dossierproces, klantreis bouwen, Finly workflow, verantwoordelijke activiteit, uitvoerende activiteit, medewerker toewijzen workflow