Wat je instelt op het tabblad Algemeen
Het tabblad Algemeen is de plek waar je de basisinstellingen vastlegt die voor het hele dossiertype gelden. Denk aan een herkenbare naam, welke teams het dossier mogen starten, welke statussen het kan aannemen en welke informatie zichtbaar is in het dossieroverzicht. Goede inrichting hier maakt dat medewerkers later snel het juiste dossier vinden en de juiste informatie zien.
Heb je nog geen dossiertype aangemaakt? Begin eerst met Beheer: Dossiertype aanmaken, bewerken of verwijderen.
Basis-instellingen invullen
Open het dossiertype via Instellingen. Dossiers en klik op het juiste blok.
Ga naar het tabblad Algemeen.
Upload optioneel een afbeelding die past bij het dossiertype.
Vul de code in voor de interne naamgeving.
Vul de naam in. Maak die direct duidelijk voor de medewerkers.
Selecteer bij Bevoegde teams welke teams dit dossier mogen starten. Laat leeg om geen restrictie in te stellen.
Statussen aanmaken voor het dossier
Een dossier en zijn activiteiten hebben standaard de status open tot ze zijn afgerond. Daarnaast kun je extra statussen aanmaken die je tijdens het werk kunt toekennen aan het dossier of aan een afzonderlijke activiteit.
Ga binnen het tabblad Algemeen naar het onderdeel Dashboard.
Open Statussen.
Voeg de gewenste statussen toe (bijvoorbeeld "in behandeling", "wacht op klant", "afgerond").
Tijdens het werk kunnen deze statussen op twee manieren worden toegekend:
Aan het hele dossier bij het afronden van een activiteit.
Aan een individuele activiteit bij het afronden van die activiteit.
Velden tonen in het dossieroverzicht
Op de Dossiers-pagina krijgen medewerkers een overzicht van alle dossiers. Jij bepaalt welke velden daar zichtbaar zijn en wie ze mag zien.
Ga naar het onderdeel Weergeven in overzicht.
Vink de basisvelden aan die je in het overzicht wilt tonen.
Stel per veld een filter in: één waarde of meerdere waardes mogelijk in het overzicht.
Stel bij Rollen de minimale rol in die een gebruiker moet hebben om het veld te zien.
Extra velden toevoegen voor maatwerk
Helemaal onderaan het tabblad Algemeen vind je Extra velden. Hiermee voeg je eigen velden toe die niet bij de standaardinformatie horen, bijvoorbeeld een referentienummer of een interne categorie.
Ga naar het blok Extra velden.
Voeg de gewenste extra velden toe aan het dossiertype.
Geef per veld aan of het zichtbaar is in het dossieroverzicht (via Weergeven in overzicht).
Medewerkers vullen de informatie voor deze velden in tijdens het updaten van het dossier of vanuit een activiteit, afhankelijk van hoe je dat instelt op het tabblad Workflow.
Belangrijk
De naam van een dossiertype is wat medewerkers zien in het keuzemenu. Een onduidelijke naam leidt tot verkeerd starten van dossiers.
Statussen die je hier aanmaakt zijn beschikbaar voor zowel het dossier als de activiteiten erbinnen.
De rol-instelling bij Weergeven in overzicht bepaalt zichtbaarheid, niet bewerkrechten.
Extra velden zijn alleen functioneel als je ze ergens aanvinkt om in te vullen, anders blijven ze leeg.
Opmerking
Het invullen van extra velden kan zowel tijdens het uitvoeren als tijdens het afronden van een activiteit. Welke optie geldt, stel je in op het tabblad Workflow bij de eigenschappen van de activiteit.
Vervolgstappen
Veelgestelde vragen
Kan ik na publicatie nog statussen toevoegen?
Op de vraag "Kan ik na publicatie nog statussen toevoegen?" is het antwoord dat je statussen op elk moment kunt toevoegen. Bestaande dossiers blijven gewoon werken met de eerder toegekende status.
Waarom zien sommige medewerkers bepaalde velden niet in het overzicht?
Op de vraag "Waarom zien sommige medewerkers bepaalde velden niet in het overzicht?" is het antwoord dat de minimale rol die je bij dat veld instelt bepaalt wie het ziet. Controleer of de medewerker de juiste rol heeft.
Wat is het verschil tussen een extra veld en een dossierveld in een activiteit?
Op de vraag "Wat is het verschil tussen een extra veld en een dossierveld in een activiteit?" is het antwoord dat een extra veld bij het dossier zelf hoort en altijd zichtbaar is, terwijl invulling via een activiteit alleen plaatsvindt op een specifiek moment in het proces.
Zoekwoorden
tabblad algemeen, dossier statussen, dossier dashboard, weergeven in overzicht, extra velden dossier, bevoegde teams, dossier instellen, beheerder dossier, rolrechten dossier, Finly beheer