Wat een dossiertype is en wanneer je dit aanmaakt
Een dossiertype is de blauwdruk van een werkproces (workflow) dat je later bij klanten kunt starten. Denk aan "Beheer verzekeringen" of "Hypotheekadvies". Voordat een medewerker een dossier kan starten bij een klant, moet jij als beheerder eerst het dossiertype hebben ingericht.
Een dossiertype bestaat uit vijf tabbladen die je achtereenvolgens inricht: Algemeen, Workflow, Track and Trace, Afmelden en Dashboard.
Navigeren naar de dossier-instellingen
Klik in het linker menu op Instellingen.
Klik op het blok Dossiers.
Je ziet nu een overzicht van alle bestaande dossiertypes binnen jouw omgeving.
Een nieuw dossiertype aanmaken
Klik op Dossiertype +.
Upload optioneel een afbeelding die past bij het soort dossier.
Vul de code in. Deze wordt gebruikt voor de interne naamgeving.
Vul de naam in. Maak deze direct herkenbaar voor de medewerkers die het dossier gaan gebruiken.
Selecteer optioneel de teams die dit dossiertype mogen aanmaken. Laat dit veld leeg om geen team-restrictie in te stellen.
Klik op opslaan.
Het dossiertype is nu aangemaakt en zichtbaar in het overzicht. De vervolgstap is het inrichten van de tabbladen Algemeen, Workflow en Track and Trace.
Een bestaand dossiertype bewerken
Klik in het overzicht op het blok van het dossiertype dat je wilt aanpassen.
Pas de gewenste velden of tabbladen aan.
Sla je wijzigingen op.
Een dossiertype verwijderen
Klik op de drie puntjes rechts van de naam van het dossiertype.
Klik op Verwijderen.
Bevestig met OK bij de vraag "Weet u het zeker?".
Belangrijk
Het verwijderen van een dossiertype is definitief en kan niet worden teruggedraaid.
Controleer voor het verwijderen of er nog actieve dossiers van dit type lopen bij klanten.
Alleen gebruikers met beheerdersrechten zien de optie Instellingen en kunnen dossiertypes aanmaken of wijzigen.
De code wordt gebruikt in de interne naamgeving en kan na aanmaak beperkt aanpasbaar zijn. Kies daarom bewust.
Opmerking
Een dossiertype is alleen beschikbaar voor medewerkers nadat het volledig is ingericht via de tabbladen Algemeen, Workflow, Track and Trace, Afmelden en Dashboard. Zie de vervolgartikelen voor het instellen van deze tabbladen.
Vervolgstappen
Veelgestelde vragen
Kan een gewone gebruiker dossiertypes aanmaken?
Op de vraag "Kan een gewone gebruiker dossiertypes aanmaken?" is het antwoord dat dit alleen kan met beheerdersrechten. Reguliere gebruikers kunnen wel dossiers starten bij klanten, maar geen nieuwe dossiertypes inrichten.
Wat gebeurt er met lopende dossiers als ik een dossiertype verwijder?
Op de vraag "Wat gebeurt er met lopende dossiers als ik een dossiertype verwijder?" is het antwoord dat het verwijderen van een dossiertype impact kan hebben op actieve dossiers. Controleer voor verwijdering of er nog dossiers van dit type lopen.
Kan ik een dossiertype kopiëren als basis voor een nieuwe?
Op de vraag "Kan ik een dossiertype kopiëren als basis voor een nieuwe?" is het antwoord dat je dit moet controleren in jouw omgeving. Niet alle Finly-omgevingen ondersteunen het kopiëren van dossiertypes.
Zoekwoorden
dossiertype aanmaken, dossier instellen, beheerder dossier, workflow inrichten, dossier verwijderen, dossier bewerken, Finly beheer, dossiertype configureren, instellingen dossiers, klantreis inrichten