Wat Track and Trace doet voor de eindklant
Track and Trace is wat de eindklant ziet: een visuele weergave van waar zijn dossier zich in het proces bevindt. Niet elke losse activiteit hoef je hier te tonen. Je bundelt activiteiten tot stappen die voor de klant betekenisvol zijn, bijvoorbeeld "Contact opgenomen" als bundel van "e-mail versturen" en "bellen".
Per stap stel je condities in die bepalen wanneer die stap als afgerond geldt en zichtbaar wordt voor de klant. Track and Trace bouw je pas op nadat je de workflow met activiteiten hebt ingericht.
Naar het tabblad Track and Trace gaan
Open het dossiertype via Instellingen. Dossiers en klik op het juiste blok.
Ga naar het tabblad Track and Trace.
Je ziet drie kolommen: Missende activiteiten van workflow, Stappen en Condities.
Missende activiteiten controleren
In de kolom Missende activiteiten van workflow staan alle activiteiten die wel in de workflow zijn opgenomen, maar nog niet zijn toegewezen aan een stap. Gebruik dit als checklist om te zorgen dat geen enkele activiteit vergeten wordt.
Stappen aanmaken
Een stap is een groep van één of meerdere activiteiten die samen een logische fase vormen voor de eindklant.
Klik op het plusje in de kolom Stappen.
Er verschijnt een nieuwe stap met de naam "nieuwe stap".
Klik op de stap om de naam aan te passen en de condities in te richten.
Condities toevoegen aan een stap
Een stap wordt pas als afgerond getoond aan de klant wanneer aan de condities is voldaan. Condities zijn de activiteiten die voltooid moeten zijn.
Open de stap waaraan je condities wilt toevoegen.
Klik op het plusje in de kolom Condities om een nieuwe conditie toe te voegen.
Kies de activiteit die voltooid moet zijn om de stap af te sluiten.
Voeg eventueel meerdere activiteiten toe als condities. Alle gekoppelde activiteiten moeten voltooid zijn voordat de stap als afgerond geldt.
Belangrijk
Activiteiten die in de workflow staan maar niet aan een stap zijn gekoppeld, blijven in de kolom Missende activiteiten staan. Loop deze lijst altijd na voor je klaar bent.
Een stap met meerdere condities geldt pas als afgerond als alle gekoppelde activiteiten voltooid zijn.
Geef stappen een klantvriendelijke naam. De klant ziet deze namen in de Track and Trace, dus interne jargon hoort hier niet thuis.
Niet elke activiteit hoeft een stap te worden. Bundel logisch: kleine technische activiteiten kun je samenvoegen onder één klantgerichte stap.
Opmerking
De volgorde waarin je stappen aanmaakt bepaalt de volgorde waarin ze in de Track and Trace bij de klant verschijnen. Plaats stappen daarom in de logische volgorde van het proces.
Vervolgstappen
Veelgestelde vragen
Moet elke activiteit aan een stap gekoppeld zijn?
Op de vraag "Moet elke activiteit aan een stap gekoppeld zijn?" is het antwoord dat dit niet verplicht is, maar wel aan te raden voor een complete Track and Trace. Niet-gekoppelde activiteiten verschijnen niet in het overzicht van de klant.
Kan ik condities ook achteraf nog wijzigen?
Op de vraag "Kan ik condities ook achteraf nog wijzigen?" is het antwoord dat je condities op elk moment kunt aanpassen. Lopende dossiers blijven met hun oude condities werken; nieuwe dossiers volgen de nieuwe.
Wat als een stap meerdere paden heeft (bijv. "wel" en "geen reactie klant")?
Op de vraag "Wat als een stap meerdere paden heeft?" is het antwoord dat je de stap zo inricht dat één van de mogelijke paden voldoende is om de stap als afgerond te beschouwen. Bij twijfel: maak twee aparte stappen voor de verschillende routes.
Ziet de klant alle stappen direct, of alleen de afgeronde?
Op de vraag "Ziet de klant alle stappen direct, of alleen de afgeronde?" is het antwoord dat de klant alle stappen ziet in volgorde, met duidelijk welke al voltooid zijn en welke nog moeten komen. Zo weet de klant precies waar zijn dossier staat.
Zoekwoorden
track and trace, dossier stappen, condities dossier, klantvolgsysteem, klantreis tonen, missende activiteiten, dossierfases, processtappen klant, dossier voortgang, Finly track trace