Wat u met gespreksopnames en transcripties in het CRM kunt doen
Met gespreksopnames in het CRM kunt u klantgesprekken terugluisteren, samenvatten en omzetten in acties.
Deze functie is alleen beschikbaar als deze op accountniveau is ingesteld.
Wat u bereikt met de stappen in dit artikel
U leert:
hoe u gespreksopnames terugvindt
hoe u een transcript bekijkt
hoe u een transcript samenvat
hoe u een transcript koppelt aan een formulier
hoe u activiteiten aanmaakt op basis van het gesprek
Controleren of gespreksopnames beschikbaar zijn voor uw account
Volg de onderstaande stappen om te controleren of de functie beschikbaar is.
Controleer of uw account gespreksopnames ondersteunt.
Vraag uw beheerder of gespreksopnames zijn ingeschakeld.
Controleer of de instelling op accountniveau actief is (niet per gebruiker).
Controleer of u bij de klant opnamen ziet wanneer de functie aanwezig is.
Wanneer gespreksopnames beschikbaar zijn:
ziet u opnamen bij de klant
Klantkaart openen en naar opnamen gaan
Volg de onderstaande stappen om een opname te starten vanuit de klantkaart.
Ga naar het klantoverzicht.
Klik op een klant om de klantkaart te openen.
Ga naar opnamen.
Start opname.
Wanneer u een opname start:
wordt het gesprek als opname aan de klantkaart gekoppeld
Gespreksopname terugvinden op de klantkaart
Volg de onderstaande stappen om een bestaande opname te vinden.
Open de klantkaart van de betreffende klant.
Ga naar het onderdeel opname.
Zoek de opname bij de klantkaart als er een opname is.
Gesprekken kunnen op drie manieren zijn opgenomen:
Via schermdelen
Via fysieke opname (bijv. op locatie)
Via telefonie
Wanneer er een opname is:
vindt u deze terug op de klantkaart bij het onderdeel opname
Transcript openen en gebruiken voor samenvatting, activiteiten en prompts
Volg de onderstaande stappen om te controleren of er een transcript is en om het te gebruiken.
Controleer bij de opname of er een transcript beschikbaar is.
Klik op het transcript om het te openen.
Gebruik het transcript om een automatische samenvatting te genereren.
Gebruik het transcript om activiteiten aan te maken.
Gebruik het open veld bovenaan het transcript om een eigen prompt te gebruiken voor specifieke inzichten.
Wanneer u het transcript gebruikt:
kunt u een automatische samenvatting genereren
kunt u activiteiten aanmaken
kunt u een eigen prompt invoeren in het open veld bovenaan het transcript voor specifieke inzichten
Activiteiten aanmaken op basis van het transcript
Volg de onderstaande stappen om activiteiten aan te maken vanuit het transcript.
Open het transcript van de opname.
Klik op ‘Activiteiten aanmaken’.
Kies per activiteit of u deze bewaart en toevoegt aan het dossier.
Kies per activiteit of u deze overslaat als deze niet relevant is.
Wanneer u activiteiten aanmaakt:
kunt u per activiteit kiezen om deze te bewaren en toe te voegen aan het dossier
kunt u per activiteit kiezen om deze over te slaan als niet relevant
Transcript aan een formulier koppelen (optioneel)
Volg de onderstaande stappen om te bepalen of u een transcript aan een formulier kunt koppelen.
Controleer of het formulier dat u wilt gebruiken direct gekoppeld kan worden aan een transcript.
Als de koppeling niet beschikbaar is, controleer bij uw beheerder of deze optie is geactiveerd.
Wanneer de koppeling beschikbaar is:
kunnen sommige formulieren direct gekoppeld worden aan een transcript
Belangrijk
Gespreksopname moet op accountniveau zijn ingeschakeld.
Voor transcriptie en prompts is AI-integratie vereist.
Koppeling met formulieren is afhankelijk van rechten en accountinstellingen.
Opmerking
Niet elk account heeft gespreksopnames.
De instelling voor gespreksopnames moet op accountniveau actief zijn en niet per gebruiker.
Veelgestelde vragen
Kan ik meerdere activiteiten tegelijk aanmaken vanuit één transcript?
Op de vraag "Kan ik meerdere activiteiten tegelijk aanmaken vanuit één transcript?" is het antwoord dat u meerdere actiepunten kunt selecteren en tegelijk kunt aanmaken.
Kan ik een eigen prompt toevoegen aan een transcript?
Op de vraag "Kan ik een eigen prompt toevoegen aan een transcript?" is het antwoord dat u zelf een instructie of vraag kunt invoeren waarop het systeem een antwoord baseert.
Waarom kan ik het transcript niet koppelen aan een formulier?
Op de vraag "Waarom kan ik het transcript niet koppelen aan een formulier?" is het antwoord dat deze koppeling niet beschikbaar is op uw account en dat u de beheerder kunt vragen of dit geactiveerd kan worden.