Wat je met gespreksopnames en transcripties in het CRM kunt doen
Met gespreksopnames in het CRM kun je klantgesprekken terugluisteren, samenvatten en omzetten in acties. Deze functie is alleen beschikbaar als deze op accountniveau is ingesteld.
Wat je bereikt met de stappen in dit artikel
Je leert:
hoe je gespreksopnames terugvindt
hoe je een eigen audiobestand uploadt als opname
hoe je een transcript bekijkt
hoe je een transcript samenvat
hoe je een transcript koppelt aan een formulier
hoe je activiteiten aanmaakt op basis van het gesprek
Controleren of gespreksopnames beschikbaar zijn voor jouw account
Volg de onderstaande stappen om te controleren of de functie beschikbaar is.
Controleer of jouw account gespreksopnames ondersteunt.
Vraag je beheerder of gespreksopnames zijn ingeschakeld.
Controleer of de instelling op accountniveau actief is (niet per gebruiker).
Controleer of je bij de klant opnamen ziet wanneer de functie aanwezig is.
Wanneer gespreksopnames beschikbaar zijn:
zie je opnamen bij de klant
Klantkaart openen en naar opnamen gaan
Volg de onderstaande stappen om een opname te starten vanuit de klantkaart.
Ga naar het klantoverzicht.
Klik op een klant om de klantkaart te openen.
Ga naar opnamen.
Start opname.
Wanneer je een opname start:
wordt het gesprek als opname aan de klantkaart gekoppeld
Kan ik een eigen audiobestand uploaden als opname?
Ja, je kunt een eigen audiobestand uploaden als opname. Dit is bijvoorbeeld handig als je een gesprek al op een andere manier hebt opgenomen, zoals met je telefoon.
Ondersteunde bestandsformaten zijn .wav, .mp3 en .m4a. Video’s (.mp4) worden niet ondersteund. Een bestand mag maximaal 100 MB groot zijn.
Eigen audiobestand uploaden als opname
Volg de onderstaande stappen om een audiobestand te uploaden als opname.
Ga naar het klantoverzicht.
Klik op een klant om de klantkaart te openen.
Ga naar “Opnamen”.
Klik op “Opname +”. Er opent een nieuw tabblad.
Klik op “Bestanden kiezen”.
Selecteer het audiobestand (
.wav,.mp3of.m4a) op je apparaat en klik op “Openen”.
Je ziet nu het geüploade bestand terug bij de opnamen van de klant. Het systeem start automatisch het transcriptieproces. Zodra dit klaar is, verschijnt het transcript bij de opname.
Gespreksopname terugvinden op de klantkaart
Volg de onderstaande stappen om een bestaande opname te vinden.
Open de klantkaart van de betreffende klant.
Ga naar het onderdeel opname.
Zoek de opname bij de klantkaart als er een opname is.
Gesprekken kunnen op vier manieren zijn vastgelegd: via schermdelen, via fysieke opname (bijv. op locatie), via telefonie, of via het uploaden van een eigen audiobestand.
Wanneer er een opname is:
vind je deze terug op de klantkaart bij het onderdeel opname
Transcript openen en gebruiken voor samenvatting, activiteiten en prompts
Volg de onderstaande stappen om te controleren of er een transcript is en om het te gebruiken.
Controleer bij de opname of er een transcript beschikbaar is.
Klik op het transcript om het te openen.
Gebruik het transcript om een automatische samenvatting te genereren.
Gebruik het transcript om activiteiten aan te maken.
Gebruik het open veld bovenaan het transcript om een eigen prompt te gebruiken voor specifieke inzichten.
Wanneer je het transcript gebruikt:
kun je een automatische samenvatting genereren
kun je activiteiten aanmaken
kun je een eigen prompt invoeren in het open veld bovenaan het transcript voor specifieke inzichten
Activiteiten aanmaken op basis van het transcript
Volg de onderstaande stappen om activiteiten aan te maken vanuit het transcript.
Open het transcript van de opname.
Klik op ‘Activiteiten aanmaken’.
Kies per activiteit of je deze bewaart en toevoegt aan het dossier.
Kies per activiteit of je deze overslaat als deze niet relevant is.
Wanneer je activiteiten aanmaakt:
kun je per activiteit kiezen om deze te bewaren en toe te voegen aan het dossier
kun je per activiteit kiezen om deze over te slaan als niet relevant
Transcript aan een formulier koppelen (optioneel)
Volg de onderstaande stappen om een transcript aan een formulier te koppelen.
Controleer of het formulier dat je wilt gebruiken direct gekoppeld kan worden aan een transcript.
Selecteer het formulier en klik eerst op Opslaan.
Klik daarna op Formulier openen.
Is de koppeling niet beschikbaar, controleer dan bij je beheerder of deze optie is geactiveerd.
Let op: klik je direct op Formulier openen zonder eerst op Opslaan te klikken, dan wordt het transcript niet aan het formulier gekoppeld. Is dat gebeurd, klik dan alsnog op Opslaan. De koppeling wordt daarmee gewoon vastgelegd. Je hoeft het formulier niet opnieuw aan te maken.
Wanneer de koppeling beschikbaar is:
kunnen sommige formulieren direct gekoppeld worden aan een transcript
Belangrijk
Gespreksopname moet op accountniveau zijn ingeschakeld.
Voor transcriptie en prompts is AI-integratie vereist.
Koppeling met formulieren is afhankelijk van rechten en accountinstellingen.
Bij het uploaden van een eigen audiobestand gelden de formaten .wav, .mp3 en .m4a met een maximum van 100 MB.
Klik bij het koppelen van een transcript aan een formulier eerst op Opslaan en daarna op Formulier openen.
Opmerking
Niet elk account heeft gespreksopnames. De instelling voor gespreksopnames moet op accountniveau actief zijn en niet per gebruiker.
Veelgestelde vragen
Kan ik meerdere activiteiten tegelijk aanmaken vanuit één transcript?
Op de vraag "Kan ik meerdere activiteiten tegelijk aanmaken vanuit één transcript?" is het antwoord dat je meerdere actiepunten kunt selecteren en tegelijk kunt aanmaken.
Kan ik een eigen prompt toevoegen aan een transcript?
Op de vraag "Kan ik een eigen prompt toevoegen aan een transcript?" is het antwoord dat je zelf een instructie of vraag kunt invoeren waarop het systeem een antwoord baseert.
Waarom kan ik het transcript niet koppelen aan een formulier?
Op de vraag "Waarom kan ik het transcript niet koppelen aan een formulier?" is het antwoord dat deze koppeling niet beschikbaar is op jouw account en dat je de beheerder kunt vragen of dit geactiveerd kan worden.
Waarom is mijn transcript niet gekoppeld aan het formulier?
Op de vraag "Waarom is mijn transcript niet gekoppeld aan het formulier?" is het antwoord dat het formulier waarschijnlijk is geopend voordat er is opgeslagen. De koppeling wordt vastgelegd op het moment van opslaan. Klik in dat geval alsnog op Opslaan, dan wordt de koppeling gewoon gemaakt. Een nieuw formulier aanmaken is niet nodig.
Kan ik zelf een audiobestand aanleveren om te transcriberen?
Op de vraag "Kan ik zelf een audiobestand aanleveren om te transcriberen?" is het antwoord ja. Upload het audiobestand (.wav, .mp3 of .m4a, max. 100 MB) bij de opnamen van de klant. Het transcriptieproces start dan automatisch. Zie het onderdeel “Eigen audiobestand uploaden als opname” hierboven.
Zoekwoorden
audiobestand uploaden, opname uploaden, eigen opname toevoegen, mp3 uploaden, wav uploaden, m4a uploaden, bestand kiezen opname, gespreksopname, transcript, transcriptie, opname klant, opname CRM, klantgesprek opnemen