Dit artikel beschrijft hoe je als beheerder formulieren aanmaakt, inricht en ontwerpt in het CRM. Je leert werken met componenten, groepen, logica, berekeningen en standaardteksten.
Hoe een formulier is opgebouwd
Een formulier bestaat uit drie niveaus:
Hoofdgroepen — de navigatietabs links in het scherm. De naam van een hoofdgroep komt niet in de PDF terecht, maar is bedoeld voor navigatie.
Subgroepen — de secties binnen een hoofdgroep. De naam van de subgroep is wel zichtbaar in de PDF-output.
Componenten — de afzonderlijke vragen of velden binnen een subgroep.
De ontwerppagina bestaat uit drie onderdelen: Componenten (links), Groepen (midden) en Configureren (rechts). Je bouwt het formulier in het middelste vak door componenten vanuit links naar een subgroep te slepen.
Een formulier aanmaken
Ga naar Instellingen en klik op Formulieren.
Klik op het blok Formulier + linksboven.
Vul een naam in voor extern gebruik (zichtbaar voor de gebruiker) en voor intern gebruik (alleen voor beheerders).
Klik op Opslaan. Het formulier wordt aangemaakt met twee tabbladen: Ontwerpen en Gegevens.
Formulier instellen
Ga naar het tabblad Gegevens om de instellingen van het formulier aan te passen. Hier stel je in of het formulier direct ondertekend kan worden, of de output een voorkant heeft, en meer.
Hoofdgroepen en subgroepen aanmaken
Klik op Groep toevoegen in het vak Groepen om een nieuwe hoofdgroep aan te maken. Er verschijnt automatisch één subgroep.
Voeg extra subgroepen toe door op het plusje naast de naam van de hoofdgroep te klikken.
Sleep een component vanuit het linker vak naar een subgroep om vragen toe te voegen.
Klik op een hoofdgroep, subgroep of component om de instellingen ervan te bekijken en aan te passen in het vak Configureren rechts.
Beschikbare componenten
Elk component is een type veld of vraag. Hieronder een overzicht:
Tekstregel — één regel vrije tekst.
Financieel — invoer van een geldbedrag (bijv. € 12.000,00).
Getal — invoer van een getal.
Meerdere regels tekst — vrije tekst over meerdere regels.
Meerdere regels tekst opgemaakt — tekst met opmaak (vet, cursief, bullets). Hier kun je ook standaardteksten aan koppelen.
Keuze rondje — meerdere opties, één antwoord mogelijk.
Meerkeuze — meerdere opties, meerdere antwoorden mogelijk.
Lijst — zoals keuze rondje, maar in lijstopmaak.
Keuze werknemer — selecteer een medewerker uit het account.
Keuze leverancier — selecteer een leverancier uit het account.
Vaste tekst — niet-aanpasbare tekst, bijv. als toelichting.
Upload document — uploadveld voor documenten.
Datum — invoer van een datum.
Relaties — toon en bewerk relaties die zijn opgevoerd in het CRM.
Externe web module — embed een webpagina in het formulier. Dit is alleen zichtbaar bij het invullen en komt niet in de PDF. Zorg dat de URL begint met https:// of http://.
Berekening — maak een berekening op basis van andere velden. Het resultaat verschijnt zonder euroteken in de PDF.
Berekening financieel — zelfde als Berekening, maar het resultaat verschijnt met euroteken.
Offerte — stel een offerte op met producten en eventueel korting. Zorg dat elk product een variant heeft, anders is het niet beschikbaar in de offerte.
Beoordeling tekst — beoordelingsvraag met een tekst als antwoord. Verschijnt in het dashboard.
Beoordeling cijfer (1 t/m 10) — beoordelingsvraag met een cijfer als antwoord. Verschijnt in het dashboard.
Samenvatting — toont een gecombineerd resultaat van meerdere gekoppelde vragen.
Verborgen data — een veld dat wel ingevuld kan worden, maar niet in de PDF verschijnt. Kan worden gekoppeld aan een klantwaarde. Je kunt een beginwaarde instellen die later aan te passen is.
Configureren: algemeen en opties
Klik op een component om de instellingen te openen in het vak Configureren. Afhankelijk van het type component zie je twee of drie tabbladen:
Groep / Algemeen — stel de vraagstelling, toelichting en PDF-instellingen in. Hier koppel je ook een antwoord aan een klantwaarde, zodat velden in andere formulieren automatisch worden gevuld.
Opties — alleen bij keuze rondje, meerkeuze en lijst. Voeg antwoordopties toe via "Optie toevoegen". Vul bij elke optie een naam (zichtbaar in de PDF) en een waarde in (gebruikt voor logica, hoofdlettergevoelig).
Logica — stel condities in op basis van antwoorden (zie hieronder).
Logica: vragen tonen of verbergen
Met logica bepaal je of een vraag of groep zichtbaar is, afhankelijk van een eerder antwoord. Voorbeeld: vraag 2 verschijnt alleen als bij vraag 1 "ja" is ingevuld.
Klik op de component of groep waar je de voorwaarde aan wil toevoegen.
Ga naar het tabblad Logica in het vak Configureren.
Klik op Logica toevoegen.
Laat Functionaliteit op Zichtbaar als staan.
Kies bij Afhankelijk van de vraag waarop de conditie gebaseerd is.
Kies de Vergelijking (bijv. gelijk aan).
Vul de Conditie Waarde in (hoofdlettergevoelig).
Sla op. Voeg meerdere condities toe via "En" of "Of" logica toevoegen.
Logica: veld automatisch invullen
Met "Veldwaarde updaten" vul je automatisch een component in op basis van een antwoord elders in het formulier. Voorbeeld: als bij vraag 2 "optie 1" is gekozen, wordt bij vraag 3 automatisch "ik heb optie 1 gekozen" ingevuld.
Klik op de component die de trigger is.
Ga naar het tabblad Logica en klik op Logica toevoegen.
Kies bij Functionaliteit Veldwaarde updaten.
Selecteer bij Afhankelijk van / te updaten het veld dat automatisch gevuld moet worden.
Vul de Vergelijking, Conditie Waarde en Nieuwe waarde in.
Sla op.
Berekeningen instellen
Sleep een "Berekening" of "Berekening financieel" component naar een subgroep. Klik erop en ga naar het tabblad Berekeningen.
Voer een startwaarde in: typ een getal in het linker vak en klik op de pijl, of selecteer een component uit het rechter vak en klik op de pijl.
Kies een operator: plus (+), min (-), keer (×) of gedeeld door (/).
Voeg de volgende waarde of component toe. Herhaal tot de berekening compleet is.
Verwijder het laatste onderdeel via de pijlknop rechts van de berekening.
Let op: bij "Berekening" staat geen euroteken in de PDF. Bij "Berekening financieel" wel. Alleen "Berekening financieel" kan de uitkomst van andere berekeningen hergebruiken.
Standaardteksten koppelen aan een component
Standaardteksten kun je alleen koppelen aan een "Meerdere regels opgemaakte tekst" of "Samenvatting" component.
Klik op de component.
Ga naar het tabblad Teksten in het vak Configureren.
Selecteer de gewenste standaardtekst(en).
Klik op Opslaan.
Standaardteksten aanmaken
Standaardteksten maak je buiten het formulier aan en zijn herbruikbaar in meerdere formulieren.
Ga naar Instellingen. Formulieren.
Klik op Teksten rechtsboven.
Klik op Tekst + linksboven.
Vul een naam in (zoeknaam) en schrijf de inhoud van de tekst.
Kies bij Formulier of de tekst beschikbaar is voor alle formulieren of alleen een specifiek formulier.
Activeer optioneel Periode controle om maandelijks, per kwartaal of jaarlijks een herinnering te ontvangen dat de tekst mogelijk is verouderd.
Klik op Opslaan.
Tip: werk met een eindvoorbeeld naast je
Handig tijdens het bouwen: open het formulier als eindgebruiker in een apart tabblad, zodat je links de ontwerpmodus hebt en rechts de eindweergave. Ververs de pagina om nieuwe aanpassingen te zien.
Maak het formulier aan via Instellingen. Formulieren.
Open een nieuw tabblad en ga naar het CRM.
Ga naar Formulieren en klik op Formulier +.
Selecteer jouw formulier en klik op Opslaan.
Open het formulier. Ververs de pagina na elke aanpassing om de wijzigingen te zien.
Veelgestelde vragen
Wat is het verschil tussen een hoofdgroep en een subgroep?
Een hoofdgroep is een navigatietab links in het scherm. De naam verschijnt niet in de PDF. Een subgroep zit binnen een hoofdgroep en de naam ervan is wel zichtbaar in de PDF-output.
Kan ik een vraag verbergen op basis van een eerder antwoord?
Ja, via de logicafunctie "Zichtbaar als". Stel een conditie in op basis van het antwoord op een andere vraag. De vraag verschijnt dan alleen als aan die conditie is voldaan.
Wat is het verschil tussen Berekening en Berekening financieel?
Berekening toont het resultaat zonder euroteken. Berekening financieel toont het resultaat met euroteken en kan de uitkomst van andere berekeningen hergebruiken.
Kan ik dezelfde standaardtekst in meerdere formulieren gebruiken?
Ja. Kies bij het aanmaken van de standaardtekst bij Formulier de optie "Alles". De tekst is dan beschikbaar in alle formulieren.
Wat is verborgen data?
Een veld dat ingevuld kan worden maar niet in de PDF verschijnt. Handig voor interne registratie of koppelingen met klantwaarden. Je kunt een beginwaarde instellen die later aan te passen is.
Zoekwoorden
formulier bouwen, formulier aanmaken, formulier ontwerpen, componenten, groepen, subgroepen, hoofdgroepen, logica, berekening, standaardteksten, configureren, meerkeuze, keuze rondje, veldwaarde updaten, verborgen data, offerte, samenvatting, formulier instellingen