Met de importfunctie kun je meerdere klanten tegelijk toevoegen aan het CRM via een CSV-bestand. Dit artikel beschrijft hoe je het bestand voorbereidt, de import uitvoert en velden correct koppelt.
Naar de importfunctie navigeren
Log in op het CRM.
Klik op Instellingen in het linkermenu.
Klik op Klanten.
Klik op Importeren.
Het CSV-bestand voorbereiden
Voordat je het bestand uploadt, moet het aan de volgende eisen voldoen:
Sla het bestand op als CSV (gescheiden door lijstscheidingstekens). Dit is het enige ondersteunde formaat.
Zorg dat de kolomnamen in de eerste rij staan.
Gebruik voor het veld geslacht de waarde M (man) of V (vrouw).
Gebruik aparte bestanden voor particuliere klanten en zakelijke klanten.
Sla het bestand op en upload het daarna via het importscherm.
Let op: het bestand moet opgeslagen zijn als CSV (gescheiden door lijstscheidingstekens). Een gewoon Excel-bestand (.xlsx) werkt niet.
Importinstellingen configureren
Na het uploaden stel je de importopties in:
Type. Kies of de klanten personen (particulieren) of organisaties (zakelijk) zijn.
Dossier aanmaken? Kies of er direct een dossier aangemaakt moet worden voor alle klanten. Dit is later ook nog mogelijk.
Team. Kies welk team verantwoordelijk is voor deze klanten.
Klantgroep. Kies onder welke klantgroep de klanten vallen.
Formulieren. Kies welke formulieren aangemaakt moeten worden voor de klanten.
Accountmanager. Kies wie de contactpersoon is voor de klanten.
Klik op Opslaan om de instellingen te bevestigen.
Velden koppelen
Na het instellen kun je elk veld uit het CSV-bestand koppelen aan een CRM-veld.
Klik op het lege keuzeveld naast de kolomnaam uit het CSV-bestand.
Selecteer het bijbehorende CRM-veld.
Herhaal dit voor alle velden die je wilt importeren.
Klik op Opslaan om de import te starten.
Alleen de gekoppelde velden worden geïmporteerd. Velden zonder koppeling worden overgeslagen.
Geïmporteerde klanten controleren
Na de import kun je controleren of de klanten correct zijn toegevoegd:
Klik op Klanten in het linkermenu.
Controleer of de filters overeenkomen met de instellingen die je hebt gebruikt bij de import (type, team, klantgroep).
De nieuw geïmporteerde klanten staan bovenaan in de lijst.
Bestaande klanten en dubbele e-mailadressen
Importeer je klanten met een e-mailadres dat al bestaat in het CRM? Dan worden die klanten niet opnieuw aangemaakt. Je ontvangt een melding per e-mail dat de import voor die records niet is gelukt. Tijdens het uploaden verschijnt ook een waarschuwing in het scherm.
Extra velden toevoegen
Gebruik je in je CSV-bestand velden die nog niet bestaan in het CRM? Dan kun je deze zelf aanmaken:
Klik op Velden bovenin het scherm.
Scroll naar het gedeelte waar je componenten kunt toevoegen.
Sleep een component van het type naar het overzicht. Gebruik bijv. Tekstveld voor een nieuw veld zoals een KvK-nummer.
Stel het veld in via het tabblad Configuratie.
Bepaal de volgorde van de velden in het overzicht.
Veelgestelde vragen
Mijn CSV-bestand wordt niet herkend. Wat gaat er fout?
Controleer of het bestand is opgeslagen als CSV (gescheiden door lijstscheidingstekens). Een gewoon Excel-bestand of een CSV met puntkomma's kan niet worden ingelezen. Open het bestand in Excel, kies Opslaan als en selecteer het juiste CSV-formaat.
Kan ik particulieren en zakelijke klanten in één bestand importeren?
Nee. Gebruik aparte bestanden voor particulieren en zakelijke klanten. Het type stel je in bij de importinstellingen.
Sommige klanten zijn niet geïmporteerd. Waar kan ik dat zien?
Je ontvangt een e-mail als een of meer klanten niet zijn geïmporteerd. Dit gebeurt bijvoorbeeld als het e-mailadres al bestaat in het CRM. Controleer ook de melding die tijdens het uploaden op het scherm verschijnt.
Kan ik een dossier later nog aanmaken als ik dit bij de import niet heb ingesteld?
Ja. Het aanmaken van een dossier bij de import is optioneel. Je kunt dit altijd later nog doen via de klantkaart.
Zoekwoorden
klanten importeren, CSV importeren, bulk import, klantgegevens uploaden, velden koppelen, klant aanmaken, importinstellingen, CSV bestand, particulieren importeren, zakelijk importeren