Dit artikel beschrijft de volgorde waarin een beheerder de agendamodule inricht voor een nieuwe organisatie. Volg deze stappen in volgorde om dubbel werk en herstelacties te voorkomen.
Stap 1. Voorbereiding
Verzamel vooraf de volgende informatie. Zo kun je de inrichting in één werksessie afronden zonder onderbrekingen.
Een lijst van alle medewerkers die afspraken doen, inclusief hun Microsoft 365 e-mailadres.
Per medewerker een eerste rooster: welke dagen en dagdelen zijn ze beschikbaar voor afspraken.
Een lijst van afspraaktypen die je wilt aanbieden (zie het referentie-artikel voor hypotheekadvies voor voorbeelden).
Toegang tot Azure-portaal voor het IT-team, of een IT-contactpersoon die de Azure-app kan aanmaken.
Eventueel: postcodelijsten per medewerker als je werkt met exclusieve werkgebieden.
Stap 2. Outlook-koppeling instellen
De Outlook-koppeling is de basis van de agendamodule. Zonder werkende synchronisatie worden beschikbaarheid en afspraken niet correct verwerkt. Volg de volledige procedure in het artikel "Outlook-synchronisatie instellen via Microsoft Graph API".
Verkorte stappen:
IT maakt een Azure-app aan en deelt tenantId, clientId en clientSecret.
Voer deze gegevens in via Instellingen. Agenda. Synchronisatie.
Activeer de synchronisatie per medewerker via Instellingen. Agenda. Medewerkers.
Tip: begin met één testmedewerker en controleer of afspraken correct in beide richtingen synchroniseren voordat je de overige medewerkers activeert.
Stap 3. Eerste afspraaktype inrichten
Begin met één afspraaktype om de werking te valideren. Dit is meestal een kennismakingsgesprek of een algemeen adviesgesprek. Volg het artikel "Afspraaktypen inrichten en beheren in de agendamodule".
Geef het type een interne en klantvriendelijke naam.
Stel duur, tijdsbuffer en tijdsinterval in.
Wijs één of meerdere medewerkers toe.
Koppel een berichtsjabloon voor de bevestiging.
Stap 4. Roosters voor alle medewerkers
Een medewerker zonder rooster is niet beschikbaar in de widget, ongeacht of de Outlook-koppeling werkt. Voer per medewerker minimaal één rooster in.
Aanbeveling: stel minimaal drie dagdelen plus één avondblok per medewerker in als startpunt. Adviseurs kunnen daarna hun beschikbaarheid uitbreiden of beperken via Outlook-blokken. Deze aanpak voorkomt het bezwaar "ik raak grip op mijn agenda kwijt" en geeft genoeg flexibiliteit voor klantvraag.
Praktische tip: laat de eerste roosters centraal invoeren door één beheerder of stagiair op basis van een opgehaalde lijst per adviseur. Dat is sneller dan elke adviseur zelf laten inrichten.
Stap 5. Widget plaatsen en testen
Genereer de widgetlink via het afspraaktype en plaats deze in de website of e-mailhandtekening. Zie het artikel "Een afspraaktype online aanbieden via de afspraakwidget" voor de twee distributiemodellen (eenvoudige iframe of volledige API-integratie).
Voer de volgende testen uit voordat je live gaat:
Plan via de widget een testafspraak in en controleer of die in Outlook verschijnt.
Verplaats de afspraak in Outlook en check of er een wijzigingsmail naar de klant gaat.
Annuleer de afspraak in Outlook en controleer de annuleringsmail.
Test of de afspraak op de klantkaart in het CRM verschijnt.
Uitrol naar het hele team
Pas als alle stappen succesvol zijn getest, rol je de agendamodule breed uit. Communiceer richting de adviseurs hoe ze hun beschikbaarheid kunnen aanpassen en wat de impact is op hun Outlook-agenda. Het artikel "De agendamodule introduceren bij je adviseurs" geeft hier handvatten voor.
Veelgestelde vragen
Hoeveel afspraaktypes moet ik vanaf de start hebben?
Begin met één tot drie afspraaktypes. Voeg er na de eerste weken meer toe op basis van wat je adviseurs en klanten daadwerkelijk gebruiken. Vanaf nul beginnen met tien afspraaktypes leidt vaak tot verwarring en dubbele inrichting.
Wat als ik nog geen webdeveloper heb voor de widget?
De basis-iframevariant werkt zonder developer. Je plakt simpelweg de gegenereerde URL in een pagina van je website. Een eigen look-and-feel via de API vereist wel een webdeveloper.
Kan ik de agendamodule eerst intern gebruiken voordat klanten zelf boeken?
Ja. Je kunt afspraaktypes inrichten zonder ze online aan te bieden. Adviseurs plannen dan via de CRM-widget intern, en pas later zet je de online widget aan voor klanten.
Zoekwoorden
onboarding, implementatie, agendamodule starten, eerste inrichting, stappenplan, nieuwe klant, go-live, agendamodule live, Outlook-koppeling instellen, eerste afspraaktype, roosters opzetten