Een afspraaktype is een configuratie die bepaalt hoe een afspraak wordt ingepland. Elk afspraaktype heeft eigen instellingen voor duur, beschikbaarheid en communicatie richting de klant.
Voorbeelden van afspraaktypen
Particulier adviesgesprek (fysiek of telefonisch)
Zakelijk gesprek
Kennismakingsgesprek
Telefonische intake
Hoe navigeer je naar afspraaktypen?
Ga in Finly naar Instellingen en kies vervolgens Agenda. Onder het tabblad Afspraaktypen vind je een overzicht van alle geconfigureerde typen, inclusief wie ze heeft aangemaakt en wie ze als laatste heeft gewijzigd.
Een nieuw afspraaktype toevoegen
Klik op "Afspraaktype toevoegen".
Geef het type een interne naam en een klantvriendelijke naam. De klantvriendelijke naam is wat klanten zien via de online widget of API.
Voeg een omschrijving toe. Je kunt hierbij ook dynamische tags gebruiken, zoals
%DATUM_NA_DAGEN:X%, om automatisch een datum in te voegen.Kies een kleur voor het afspraaktype. In de Finly-agenda is daarmee direct zichtbaar welke afspraken bij welk type horen.
Wat kun je doen met een afspraaktype na het aanmaken?
Genereer een widgetlink en voeg deze toe aan een e-mailhandtekening of iframe hem in op de website.
Combineer meerdere afspraaktypen in één widget, zodat klanten zelf een gesprekssoort kunnen kiezen (bijv. kennismaking, advies, nazorg).
Avondafspraken: een apart afspraaktype
Wil je adviseurs alleen op specifieke avonden beschikbaar maken voor online afspraken? Maak hiervoor een apart afspraaktype "Avondgesprek online", koppel het aan de juiste adviseurs en stel een rooster in dat alleen de gewenste avonduren bevat. Klanten zien dan alleen avonduren als ze dit afspraaktype kiezen. De overige afspraaktypen blijven ongewijzigd.
Veelgestelde vragen
Waarvoor dient de kleur van een afspraaktype?
De kleur is alleen zichtbaar in de interne Finly-agenda. Klanten zien deze niet. Het helpt medewerkers snel te zien welk type afspraak op de agenda staat.
Kan ik meerdere afspraaktypen aanmaken?
Ja. Je kunt zo veel afspraaktypen aanmaken als nodig. Elk type heeft zijn eigen instellingen voor duur, beschikbaarheid en communicatie.
Hoe weet ik wie een afspraaktype heeft aangepast?
In het overzicht van afspraaktypen zie je per type wie het heeft aangemaakt en wie het als laatste heeft gewijzigd. Er is geen gedetailleerd auditlog van welk veld precies is veranderd.
Worden er automatisch klanten aangemaakt bij het boeken via de widget?
Ja. Bij het boeken van een afspraak via de online widget wordt automatisch een klant aangemaakt in het CRM, of een bestaande klant gekoppeld via klantherkenning op e-mailadres en geboortedatum.
Hoe voorkom ik dubbele boekingen?
Finly blokkeert tijdsloten op basis van de Outlook-agenda en de ingestelde roosters. Wijzigingen in Outlook worden via een push-abonnement bijna realtime verwerkt.
Zoekwoorden
afspraaktype, aanmaken, toevoegen, agendamodule, instellingen, klantvriendelijke naam, kleur afspraaktype, afsprakenoverzicht, widgetlink, iframe, widget, meerdere afspraaktypen, kennismaking, advies, nazorg, avondafspraak, online afspraak