Met de agendamodule in Finly kun je afspraken plannen zonder heen-en-weer bellen of mailen. Klanten boeken zelf een moment via een online widget, of jij plant de afspraak intern in vanuit het CRM. Alles wordt automatisch gesynchroniseerd met Outlook en de klant krijgt direct een bevestiging.
Wat levert de agendamodule op?
Op basis van beschikbaarheidsberekening automatisch zoeken naar een geschikt moment. Geen handmatig bellen of pingpongen meer om een tijd te vinden.
Klanten kunnen altijd een afspraak inplannen, ook buiten openingstijden. 42% van de klanten maakt een afspraak buiten de reguliere werktijden.
Door automatische herinneringen per e-mail en sms minder no-show op afspraken.
Afspraken inplannen als adviseur
Je plant een afspraak in vanuit het CRM via de afspraakwidget. Je kiest een afspraaktype, selecteert een datum en tijdstip op basis van de beschikbare agenda en koppelt de afspraak aan de klant.
De widget toont alleen tijdsloten waarop jij en eventueel de spreekkamer vrij zijn.
Je kunt ook een afspraak inplannen voor een collega-adviseur.
Na het inplannen verschijnt de afspraak direct in jouw Outlook-agenda.
Koppeling met Outlook
Finly synchroniseert je agenda met Outlook via een live koppeling. Blokkades die je in Outlook zet worden binnen een minuut verwerkt. Omgekeerd komen afspraken die via Finly worden ingepland direct in je Outlook terecht.
Wil je een afspraak verzetten? Sleep hem in Outlook naar een ander tijdstip. Finly detecteert de wijziging automatisch en stuurt de klant een wijzigingsmail. Annuleer je de afspraak in Outlook? Dan gaat er ook automatisch een annuleringsmail naar de klant.
Automatische communicatie naar de klant
Na het inplannen verloopt alle communicatie automatisch. Afhankelijk van het ingestelde afspraaktype ontvangt de klant:
Een afspraakbevestiging per e-mail, direct na het inplannen.
Een herinneringsmail, een instelbaar aantal uur van tevoren.
Een sms-herinnering, optioneel en ook configureerbaar in tijd.
Ook jij als adviseur kunt een bevestiging en herinnering ontvangen. Zo heb je geen losse agenda-apps meer nodig en weet je zeker dat de klant goed is voorbereid.
Klanten laten zelf online boeken
Je kunt een afspraakwidget op de website of in een e-mail plaatsen. Klanten kiezen dan zelf een moment dat hen uitkomt, 24 uur per dag. Ze zien alleen tijdsloten waarop jij daadwerkelijk beschikbaar bent.
De widget is direct te gebruiken via een link in een e-mailhandtekening of campagne.
Je kunt meerdere soorten gesprekken combineren in één widget (bijv. kennismaking, adviesgesprek, telefonisch).
Een klant die al in het CRM staat wordt automatisch herkend en aan de boeking gekoppeld.
Afspraaktypen: één instelling, alles geregeld
Elk type gesprek heeft een eigen afspraaktype. Daarin zijn de duur, de tijdsbuffer, de beschikbaarheid en de communicatiesjablonen vastgelegd. Jij als adviseur hoeft hier niets aan in te stellen. Dat doet de beheerder van je organisatie.
Wat jij ziet bij het inplannen, is altijd al correct geconfigureerd voor jouw type gesprek.
Veelgestelde vragen
Wat als ik een afspraak wil verzetten?
Sleep de afspraak in Outlook naar een nieuw tijdstip. Finly pikt de wijziging automatisch op en stuurt de klant een bijgewerkte bevestiging. Je hoeft niets apart te doen in Finly.
Kan een klant ook zelf een afspraak annuleren?
Dat hangt af van de instelling van de widget. Als annuleren is ingeschakeld, kan de klant dit via de bevestigingsmail doen. Je ontvangt dan automatisch een melding.
Wat als een klant niet op komen dagen?
De automatische herinneringen (e-mail en sms) verlagen de kans op een no-show aanzienlijk. Is de klant toch niet verschenen? Dan plan je eenvoudig een nieuw moment in vanuit het CRM.
Zie ik de afspraak ook terug in het klantdossier?
Ja. Elke afspraak wordt automatisch gekoppeld aan het klantprofiel in het CRM. Je ziet de afspraakhistorie direct op de klantkaart.
Zoekwoorden
agendamodule, afspraak inplannen, adviseur, Outlook synchronisatie, afspraakbevestiging, herinnering, sms, online boeken, afspraakwidget, klant boekt zelf, no-show, afspraktype, klantkaart afspraak, Finly agenda