Wat doet de synchronisatie?
De Outlook-synchronisatie zorgt voor een tweerichtingsverbinding tussen Finly en Microsoft Outlook:
Afspraken en blokken die in Finly worden aangemaakt, verschijnen automatisch ook in Outlook.
Afspraken en blokken die in Outlook worden aangemaakt, verschijnen automatisch ook in Finly.
Hierdoor ziet Finly altijd de actuele beschikbaarheid, ook als iemand iets rechtstreeks in Outlook heeft ingepland.
Beschikbaar vs. bezet: hoe werkt dat?
Status 'vrij' in Outlook
Wanneer een medewerker in Outlook een afspraak als vrij heeft staan, is er ruimte in de agenda. Eindgebruikers en medewerkers kunnen dan via Finly of de online afspraakwidget een afspraak inplannen op dat moment.
Status 'bezet', 'elders aan het werk' en 'niet aanwezig' in Outlook
Staat er in Outlook een agendablok en staat de Outlook-synchronisatie aan? Dan wordt dit blok ook in Finly zichtbaar als bezet. Er kan op dat tijdstip geen afspraak worden ingepland. Dit geldt voor:
Vergaderingen en afspraken in Outlook
Volledige dag-blokken (bijv. vakantie of ziekte)
Blokken die handmatig zijn aangemaakt in Outlook
Ook bij handmatige status 'elders aan het werk' en 'niet aanwezig' in Outlook is het niet mogelijk een afspraak te plannen, omdat de beschikbaarheid geblokt is in Finly.
Status 'voorlopig' in Outlook
In Finly is een voorlopige afspraak beschikbaar. Een medewerker staat dus in Finly als beschikbaar, ook als er in Outlook een tentative afspraak staat.
Outlook-statussen en planbaarheid
Finly leest de beschikbaarheid direct uit Outlook op basis van de status van een agenda-item:
Bezet. Niet planbaar. Het tijdslot wordt niet aangeboden.
Vrij. Planbaar. Het tijdslot is beschikbaar.
Tentatief. Niet planbaar. Finly behandelt dit als bezet.
Tip: laat medewerkers blokken in Outlook op "Vrij" zetten als die blokken planbaar mogen zijn.
Waar moet de synchronisatie aan staan?
De Outlook-synchronisatie moet op twee niveaus zijn ingeschakeld.
1. Op de gebruiker
Via Instellingen > Gebruikers kan per medewerker worden ingesteld of Outlook-synchronisatie actief is. Wanneer dit op "Ja" staat, haalt Finly de agendagegevens op van het e-mailadres dat bij de gebruiker is ingevuld.
2. Op het account
Naast de gebruikersinstellingen moet de synchronisatie ook op accountniveau actief zijn. Is de sync op accountniveau uitgeschakeld? Dan werkt de koppeling niet, ook al staat hij bij de gebruiker aan.
Belangrijk: synchronisatie werkt maar op één account tegelijk
De Outlook-synchronisatie kan per gebruiker maar op één account actief zijn. Heeft een medewerker toegang tot meerdere accounts en staat de Outlook-sync bij meerdere accounts aan? Dan ontstaan er synchronisatieproblemen. Zorg er altijd voor dat de sync maar op één account per gebruiker is ingeschakeld.
Hoe werken gekoppelde accounts zonder eigen sync?
Heeft een medewerker toegang tot meerdere gekoppelde Finly-accounts, bijvoorbeeld een hoofdaccount met subaccounts? Dan staat de Outlook-synchronisatie dus op één van die accounts. De overige gekoppelde accounts hebben geen eigen verbinding met Outlook. De agenda blijft daar toch actueel:
Afspraken en blokken die via het account met sync binnenkomen (uit Outlook of uit Finly zelf), verwerkt Finly intern ook in de beschikbaarheid van de gekoppelde accounts van dezelfde medewerker.
Er loopt dus geen tweede Outlook-koppeling: de overname gebeurt volledig binnen Finly.
Een afspraak die in een gekoppeld account zonder sync wordt aangemaakt, telt mee in de beschikbaarheid van de medewerker, maar verschijnt alleen in Outlook via het account waar de sync actief is.
Klopt de beschikbaarheid in een gekoppeld account niet meer, bijvoorbeeld nadat een afspraak is gewijzigd of verwijderd? Neem dan contact op met support, zodat de agenda opnieuw gesynchroniseerd kan worden.
Synchronisatie voor kamers (wanneer functie aanwezig is op omgeving)
Naast medewerkers kunnen ook kamers of ruimtes worden gekoppeld aan een Outlook-agenda. Een kamer heeft dan een eigen e-mailadres en eigen synchronisatie. Beschikbaarheid van een kamer werkt op dezelfde manier als bij een medewerker: een blok in Outlook staat gelijk aan bezet in Finly.
Om kamer-synchronisatie in te stellen: ga naar Instellingen > Vestigingen > Kamers, vul het e-mailadres in en zet "Synchroniseren met Outlook?" op "Ja". Vergeet ook niet een rooster aan te maken voor de kamer.
Outlook-gedrag bij tijdwijzigingen
Niet elke wijziging in Outlook leidt tot een mail naar de klant. Dit zijn de regels:
Sleep je een afspraak naar een ander tijdstip in Outlook? Dan ontvangt de klant automatisch een wijzigingsmail (als dit zo is ingesteld per afspraaktype).
Pas je alleen de duur aan (bijv. van 60 naar 30 minuten)? Dan wordt er geen wijzigingsmail verstuurd.
Verwijder je een afspraak in Outlook? Dan ontvangt de klant direct een annuleringsmail (als dit zo is ingesteld).
Veelgestelde vragen
De beschikbaarheid klopt niet meer. Wat nu?
Dit kan komen door een tijdelijke synchronisatiefout. Neem contact op met support, zodat de agenda opnieuw gesynchroniseerd kan worden.
Mijn afspraak uit Finly staat niet in Outlook.
Controleer of de Outlook-synchronisatie aan staat bij de betreffende gebruiker én op accountniveau. Controleer ook of de sync niet bij meerdere accounts tegelijk is ingeschakeld. Staat alles goed? Neem dan contact op met support.
Een afspraak uit Outlook staat niet in Finly.
Terugkerende afspraken kunnen soms pas na een hersynchronisatie in Finly verschijnen. Neem bij aanhoudende problemen contact op met support.
Kan ik meerdere Outlook-accounts koppelen aan één medewerker?
Nee. Per gebruiker wordt één e-mailadres gekoppeld voor de Outlook-synchronisatie. Heeft de medewerker toegang tot meerdere Finly-accounts, zorg er dan voor dat de sync maar op één van die accounts actief is.
Zoekwoorden
Outlook synchronisatie, agenda koppeling, beschikbaar, bezet, vrij, tentatief, blok Outlook, afspraak inplannen, kamer sync, multi-account, gekoppelde accounts, hoofdaccount, subaccount, Finly agenda, Outlook sync instellingen, wijzigingsmail, annuleringsmail, tijdwijziging, planbaarheid