In Finly stel je per vestiging in welke medewerkers er beschikbaar zijn en welke kamers er zijn. Elke kamer heeft zijn eigen rooster en kan worden gesynchroniseerd met een Outlook-agenda. Zo berekent Finly de beschikbaarheid per locatie nauwkeurig.
Een vestiging aanmaken
Ga naar Instellingen > Agenda > Vestigingen.
Klik op het plusknopje om een nieuwe vestiging toe te voegen.
Vul de volgende gegevens in:
Naam. De naam van de vestiging, bijv. "Amersfoort" of "Utrecht".
Adres. Het straatadres van de vestiging.
Postcode. Verplicht veld. De postcode is nodig voor postcoderouting en reisafstandsberekeningen.
Plaats. De plaatsnaam.
Email. Het e-mailadres van de vestiging (optioneel).
Locatienummer. Een intern referentienummer (optioneel).
Kantoorcode. Een interne code voor de vestiging (optioneel).
Selecteer onder "Medewerkers" welke medewerkers beschikbaar zijn voor afspraken op deze vestiging. Vink de gewenste medewerkers aan. Gebruik "(de)selecteer alle medewerkers" om in één klik alles te selecteren of deselecteren.
Kamers toevoegen aan een vestiging
Ga naar het tabblad "Kamers" binnen de vestiging. Klik op "Kamer toevoegen" om een nieuwe kamer aan te maken. Per kamer stel je in:
Naam. De naam van de kamer, bijv. "Vergaderzaal A" of "Spreekkamer 1".
Email. Het Outlook-e-mailadres van de kamer. Dit is nodig als je de kamer wilt synchroniseren met Outlook.
Synchroniseren met Outlook? Zet dit op "Ja" als de kamer een eigen Outlook-agenda heeft. Finly koppelt de beschikbaarheid van de kamer dan aan dat e-mailadres. Gebruik "Outlook Sync Reset" als de synchronisatie opnieuw ingesteld moet worden.
Rooster instellen per kamer
Elke kamer heeft zijn eigen rooster. Dit werkt hetzelfde als het instellen van een medewerkerrooster. Zie ook Roosters van medewerkers instellen in de agendamodule. Ga naar het tabblad "Rooster" binnen de kamer en voeg tijdsloten toe per dag.
Klik op het plusknopje bij een dag om een tijdslot toe te voegen.
Stel de begin- en eindtijd in, bijv. 09:00 tot 17:00.
Je kunt meerdere tijdsloten per dag toevoegen, bijv. een ochtend- en een middagblok.
Je kunt meerdere kamers toevoegen aan één vestiging. Elke kamer heeft zijn eigen beschikbaarheid.
Uitzonderingen instellen per kamer
Via het tabblad "Uitzonderingen" voeg je afwijkingen toe op het standaardrooster van een kamer. Gebruik dit voor:
Dagen waarop de kamer extra beschikbaar is buiten het vaste rooster.
Dagen waarop de kamer niet beschikbaar is, bijv. bij verbouwing of een evenement.
Vestiging koppelen aan een afspraaktype
Na het aanmaken koppel je de vestiging aan een of meerdere afspraaktypen. Zo bepaal je bij welke afspraken klanten deze locatie te zien krijgen. Zie Beschikbaarheid medewerker, Teams & vestigingen.
Zoekwoorden
vestiging aanmaken, vestiging instellen, kamer toevoegen, kamerbeschikbaarheid, kamer rooster, kamer synchronisatie, Outlook kamer, spreekkamer, uitzonderingen kamer, agendamodule, postcode vestiging, medewerkers vestiging