Per afspraaktype kies je welke medewerkers, teams en vestigingen beschikbaar zijn. Door te werken met teams hoef je niet elke medewerker afzonderlijk aan te vinken. Door vestigingen toe te voegen kunnen klanten een locatiekeuze maken bij het inplannen.
Medewerkers koppelen aan een afspraaktype
In het afspraaktype vind je de sectie "Beschikbaarheid medewerkers". Hier zie je een overzicht van alle medewerkers. De sectie heeft twee kolommen:
Medewerker. Vink een medewerker aan om die beschikbaar te maken voor dit afspraaktype. Alleen aangevinkte medewerkers worden aangeboden bij het inplannen.
BCC afspraakbevestiging. Vink dit aan als een medewerker álle afspraakbevestigingen voor dit type moet ontvangen, ongeacht bij welke medewerker de afspraak wordt ingepland.
Let op: een medewerker zonder rooster is nooit beschikbaar, ook al is die aangevinkt. Stel roosters in via Roosters van medewerkers instellen in de agendamodule.
Teams koppelen als snelle selectie
In de sectie "Beschikbaarheid teams" vink je teams aan. Door een team aan te vinken worden alle leden van dat team automatisch beschikbaar voor het afspraaktype. Dat scheelt tijd bij het inrichten en onderhouden van afspraaktypen.
Teams stel je in via Instellingen > Teams.
Voeg medewerkers toe aan een team en koppel het team daarna aan het gewenste afspraaktype.
Wijzigt de teamsamenstelling? Dan past de beschikbaarheid in het afspraaktype zich automatisch aan.
Vestigingen koppelen
In de sectie "Vestigingen" vink je vestigingen aan die beschikbaar zijn voor dit afspraaktype. Klanten zien dan welke locaties beschikbaar zijn en kiezen zelf een vestiging bij het inplannen. Let op: vestigingen zijn niet voor elk account beschikbaar.
Vestigingen beheer je via Instellingen > Agenda > Vestigingen.
Elke vestiging kan eigen spreekkamers hebben met een eigen Outlook-agenda voor beschikbaarheid.
Per vestiging kun je openingstijden en beschikbaarheidsinstellingen apart inrichten.
Veelgestelde vragen
Wat als een medewerker in meerdere teams zit die allebei zijn gekoppeld aan een afspraaktype?
Finly telt die medewerker één keer mee. Er worden geen dubbele tijdsloten aangeboden.
Kunnen klanten bij het inplannen zelf een vestiging kiezen?
Ja. Als je meerdere vestigingen koppelt aan het afspraaktype, ziet de klant een keuzelijst van locaties tijdens het inplannen.
Zoekwoorden
teams, vestigingen, medewerkers koppelen, afspraaktype, teamkoppeling, locatiekeuze, agendamodule, Finly agenda, beschikbaarheid team, vestiging instellen, BCC afspraakbevestiging, beschikbaarheid medewerkers, rooster, beschikbaarheid teams