Vragen over de agendamodule die regelmatig terugkomen bij adviseurs. Voor het inrichten van de agendamodule als beheerder, zie de artikelen in de collectie Instellingen en configuratie.
Hoe plan ik een afspraak in voor een klant?
Een afspraak inplannen kan op twee manieren:
Via de klantkaart. Open de klantkaart, ga naar het tabblad Agenda en klik op Afspraak toevoegen.
Via de agendamodule. Ga naar Agenda in het hoofdmenu, klik op het gewenste tijdslot en koppel de afspraak aan een klant.
Afspraak annuleren of verplaatsen
Open de afspraak in de agenda en klik op Wijzigen of Annuleren. Een geannuleerde afspraak kan automatisch een annuleringsbevestiging naar de klant sturen als er een berichtsjabloon aan het afspraaktype is gekoppeld.
Let op: een afspraak die ver in het verleden of ver in de toekomst staat kan soms niet worden gevonden via de standaardweergave. Gebruik de datumnavigatie in de agenda om naar het juiste tijdvak te navigeren.
Mijn beschikbaarheid klopt niet in de widget
Zien klanten tijdslots die bezet zijn, of worden beschikbare tijden niet getoond? Controleer het volgende:
Of het rooster van de medewerker correct is ingesteld. Ga naar Instellingen. Afspraaktypen en controleer het rooster bij het betreffende afspraaktype.
Of de Outlook-koppeling actief is en correct synchroniseert. Bestaande Outlook-afspraken blokkeren tijdslots in de widget. Controleer de synchronisatiestatus via Instellingen. Gebruikers.
Of de buftertijden en minimale voorlooptijden correct zijn ingesteld bij het afspraaktype.
Klant ontvangt geen bevestiging na het inplannen
Controleer of er een berichtsjabloon is gekoppeld aan het afspraaktype. Zonder sjabloon verstuurt het CRM geen bevestiging. Ga naar Instellingen. Afspraaktypen, open het betreffende type en controleer het tabblad Berichten.
Afspraak staat niet in mijn agenda
Is een afspraak ingepland maar niet zichtbaar in de agenda? Controleer dan:
Of de agenda van de juiste medewerker wordt getoond.
Of de afspraak is aangemaakt onder het juiste sub-account of team.
Of de datumweergave correct is ingesteld (dag-, week- of maandweergave).
Wanneer contact opnemen met support
Lukt het niet met bovenstaande stappen? Maak een ticket aan en stuur mee:
De naam van het afspraaktype.
Een screenshot van de situatie.
Of het probleem bij alle medewerkers speelt of bij één specifieke.
Veelgestelde vragen
Kan een klant zelf een afspraak inplannen?
Ja, als het afspraaktype online is aangeboden via de afspraakwidget. De klant kan dan via een link of knop zelf een tijdslot kiezen. Dit wordt ingesteld door de beheerder bij het afspraaktype.
Een afspraak wordt na een half jaar automatisch geannuleerd.
Dit kan worden veroorzaakt door een slottermijninstelling in het dossier of afspraaktype. Neem contact op met support als dit onverwacht gebeurt.
De Outlook-agenda synchroniseert niet correct.
Raadpleeg het artikel over het instellen van de Outlook-synchronisatie, of neem contact op met support als de koppeling opnieuw tot stand gebracht moet worden.
Zoekwoorden
agenda, afspraak inplannen, afspraak annuleren, beschikbaarheid, afspraakwidget, bevestiging afspraak, agenda klant, Outlook agenda, afspraak niet zichtbaar, agendamodule CRM