Per afspraaktype stel je in hoe lang een afspraak duurt, wanneer tijdsloten worden aangeboden en hoeveel buffer er na een gesprek wordt vrijgehouden. Deze instellingen bepalen ook wat de klant ziet in de afspraakbevestiging.
Beschikbare tijdsinstellingen
Per afspraaktype stel je de volgende tijdsinstellingen in:
Lengte afspraak in minuten. De duur van de afspraak zelf. Dit is de duur die in de afspraakbevestiging aan de klant wordt vermeld. Het blok in Outlook omvat de duur plus eventuele buffer.
Tijdbuffer na afspraak in minuten. Extra tijd na de afspraak die geblokt wordt in Outlook, zodat er niet direct een volgende afspraak wordt ingepland. De klant ziet alleen de afspraakduur, niet de buffer. Een afspraak van 60 minuten met een buffer van 30 minuten resulteert in een Outlook-blokkering van 90 minuten.
Tijdsinterval. De tussenpoos waarmee tijdsloten worden aangeboden aan de klant (bijv. elke 30 of 60 minuten).
Tijdbuffer hanteren voor kamers. Stel in of de tijdbuffer ook geldt voor kamers die aan een afspraak zijn gekoppeld. Kies "Ja" als je wilt dat de kamer na de afspraak ook geblokkeerd blijft voor de duur van de buffer.
Maximaal aantal dagen tussen inplannen en moment van afspraak. Hoe ver in de toekomst een klant een afspraak kan inplannen. Stel dit in op 0 voor geen beperking. Beperk dit om klanten naar concrete data te sturen.
Minimaal aantal uren tussen inplannen en moment van afspraak (marge). De minimale tijd tussen het moment van boeken en de afspraak zelf. Zo voorkom je dat klanten een afspraak plannen die over enkele minuten begint.
Marge na weekend aanhouden. Stel in of de marge doorloopt na een weekend. Zet je dit op "Ja", dan tel je de uren van de minimale marge niet door in het weekend.
Als moment van plannen + marge in weekend valt dan. Hier kies je hoe het systeem omgaat met een marge die in het weekend valt:
Na weekend opnieuw beginnen met marge. Het systeem begint de marge-telling opnieuw op maandag. De klant kan dan pas inplannen na het verstrijken van de volledige marge na het weekend.
Na weekend doortellen met marge. Het systeem telt de weekenddagen mee en gaat door met de telling alsof het weekend geen onderbreking is.
Praktijkvoorbeeld
Stel: de duur is 60 minuten, de buffer is 30 minuten en het tijdsinterval is 30 minuten. Dan blokkeert Finly 90 minuten in Outlook, maar de klant ziet een afspraak van 60 minuten. Tijdsloten worden aangeboden op bijv. 09:00, 09:30 en 10:00.
Veelgestelde vragen
Ziet de klant de tijdsbuffer in de bevestiging?
Nee. De klant ziet alleen de ingestelde afspraakduur. De buffer wordt intern geblokt in Outlook maar is niet zichtbaar in de communicatie naar de klant.
Wat is het verschil tussen tijdsbuffer en tijdsinterval?
De tijdsbuffer blokkeert tijd ná een afspraak als nawerktijd. Het tijdsinterval bepaalt hoe vaak een tijdslot wordt aangeboden aan de klant tijdens het inplannen.
Zoekwoorden
tijdsinstellingen, duur afspraak, tijdsbuffer, tijdsinterval, vooraanmelding, weekendmarge, afspraakduur, Outlook blokkering, tijdsloten, marge, kamers, agendamodule