Outlook-synchronisatie: maximaal 1 omgeving per medewerker
Richtlijn: een medewerker of kamer kan de Outlook-synchronisatie op precies één accountomgeving aanzetten. Zodra de synchronisatie actief is, worden afspraken tussen Finly en Outlook automatisch gesynchroniseerd.
Afspraken uit Outlook worden opgehaald in Finly en tellen mee in de beschikbaarheidsberekening. Afspraken die je in Finly inplant, worden teruggeschreven naar diezelfde Outlook-agenda.
Wat gebeurt er als je synchronisatie op meerdere omgevingen aanzet?
Dan geeft dat conflicten. Staat de synchronisatie op meer dan één omgeving aan voor dezelfde medewerker, dan ontstaan conflicten in de beschikbaarheid. Finly kan niet meer eenduidig bepalen welke omgeving leidend is voor de Outlook-koppeling.
Richtlijn: zet de Outlook-synchronisatie aan op maximaal 1 omgeving per medewerker of kamer.
Hoe controleer je of medewerkers niet dubbel gekoppeld zijn?
Per omgeving kun je een export maken van de medewerkers waarvoor de synchronisatie aanstaat. Zo kun je in beheer controleren of een medewerker niet per ongeluk op 2 omgevingen tegelijk gekoppeld is.
Hoe werkt beschikbaarheid tussen omgevingen?
Beschikbaarheid werkt cross-over, maar zichtbaarheid niet.
Wanneer je een Finly-afspraak inplant in omgeving A, gebeurt het volgende:
Beschikbaarheid: het tijdslot wordt ook geblokkeerd in omgeving B voor dezelfde medewerker. Zo kan er in omgeving B niet per ongeluk een tweede afspraak op hetzelfde moment worden gepland.
Zichtbaarheid: de afspraak zelf is niet zichtbaar in de agenda van omgeving B. Je ziet daar alleen dat het tijdslot niet beschikbaar is, geen afspraak-detail.
Voorbeeld: je plant op 14 september om 14:00 uur een afspraak in omgeving A. Die medewerker is op 14 september om 14:00 uur geblokkeerd in omgeving B. In de agenda van omgeving B zie je geen afspraak, alleen een geblokkeerd tijdslot.
Wat als je een afspraak maakt zonder synchronisatie?
Wanneer je een Finly-afspraak inplant in een accountomgeving waar de Outlook-synchronisatie niet aanstaat, synct die afspraak niet automatisch met Outlook. De afspraak wordt niet in de Outlook-agenda overgenomen.
Je ontvangt wel een ICS-bestand (digitale agenda-uitnodiging) in de afspraakbevestiging. Zo kan de medewerker de afspraak handmatig in Outlook overnemen als dat gewenst is.
Samenvatting: synchronisatie en beschikbaarheid
Situatie | Beschikbaarheid | Zichtbaarheid in andere omgeving |
Sync aan op 1 omgeving | Correcte werking | N.v.t. |
Sync aan op 2+ omgevingen | Conflicten, niet toegestaan | N.v.t. |
Finly-afspraak in omgeving A | Geblokkeerd in omgeving B | Niet zichtbaar in omgeving B |
Outlook-blok via sync in omgeving A | Geblokkeerd in omgeving B | Niet zichtbaar in omgeving B |
Zoekwoorden: Outlook, synchronisatie, omgeving, beschikbaarheid, medewerker, agenda, accountomgeving.