Wat je doet
Per afspraaktype richt je drie aparte berichtsjablonen in voor Teams-afspraken: één voor de bevestigingsmail, één voor de herinnering en één voor een wijzigingsmail. De tag %SCHERMDELEN_LINK% zorgt dat de Teams-link automatisch wordt ingevuld bij het versturen.
Navigeer naar de juiste plek
Ga naar Instellingen → Agenda → Afspraaktypes.
Open het afspraaktype waarop online vergaderen van toepassing is.
Klik op het tabblad Communicatie.
Stel de drie berichtsjablonen in
Je ziet drie velden specifiek voor Teams-afspraken:
Berichtsjabloon bevestigingsmail (Teams) — verstuurd direct na het inplannen van de afspraak.
Berichtsjabloon herinnering (Teams) — verstuurd op het ingestelde herinneringsmoment.
Berichtsjabloon wijzigingsmail (Teams) — verstuurd zodra de afspraak wordt gewijzigd.
Vul bij elk sjabloon de gewenste tekst in. Gebruik de tag %SCHERMDELEN_LINK% op de plek waar de Teams-link moet verschijnen. Deze tag wordt bij het versturen automatisch vervangen door de werkelijke Teams-link.
Voorbeeld bevestigingstekst:
Je afspraak is bevestigd! Klik op onderstaande knop om deel te nemen aan het gesprek via Teams.
%SCHERMDELEN_LINK%
Sla op en herhaal indien nodig
Klik op Opslaan. Het sjabloon is direct actief voor dit afspraaktype.
Heb je meerdere afspraaktypes waarop online vergaderen van toepassing is? Herhaal dan bovenstaande stappen voor elk type.
Belangrijk
Zonder gekoppeld sjabloon valt het systeem terug op het standaard berichtsjabloon. De Teams-link wordt dan niet automatisch meegestuurd.
De functionaliteit maakt gebruik van de O365-koppeling. Controleer of deze actief is via Instellingen → Koppelingen → Microsoft 365.
Informatiebeveiliging: berichtsjablonen zijn accountgebonden en niet zichtbaar voor andere accounts.
Veelgestelde vragen
Kan ik de Teams-link handmatig aanpassen?
Nee. De link wordt automatisch gegenereerd via de O365-koppeling. Je kunt wel de omringende tekst aanpassen in het sjabloon.
Werkt dit ook voor het sub-account?
Ja. De sjablonen werken zowel op hoofd- als sub-accountniveau. Houd er rekening mee dat sjablonen van het hoofd-account niet automatisch doorwerken naar sub-accounts; stel ze per account in.
De klant ontvangt geen Teams-link, wat controleer ik?
Is het juiste Teams-sjabloon gekoppeld aan het afspraaktype?
Is de O365-koppeling actief?
Is de afspraak aangemaakt als Teams-afspraak (schuifje op Ja, of widget-parameter
is_teams_meeting=true)?