Wanneer de Outlook-synchronisatie is ingeschakeld, schrijft Finly een afspraak automatisch naar de Outlook-agenda van de medewerker. Wat er precies in het onderwerp en de inhoud van de outlook afspraak verschijnt, hangt af van het klanttype: particulier of zakelijk.
Afspraak voor de medewerker: particulier
Bij een particuliere klant wordt het onderwerp als volgt opgebouwd:
Heeft de klant initialen? Dan worden de initialen gebruikt. Zijn ook tussenvoegsel en achternaam gevuld, dan worden die meegenomen.
Heeft de klant geen voor- én achternaam? Dan verschijnt er geen naam in het onderwerp.
Heeft de klant wel een achternaam maar geen voornaam? Dan wordt "de heer" of "mevrouw" gebruikt, gevolgd door het tussenvoegsel (indien aanwezig) en de achternaam.
Heeft de klant een voornaam, tussenvoegsel en achternaam? Dan worden die in die volgorde gebruikt. Initialen worden in dat geval niet meegenomen.
Achter de klantnaam volgt altijd de naam van het afspraaktype in het onderwerp
Inhoud van de afspraak (particulier)
De inhoud van de outlook-afspraak bevat dezelfde naam als het onderwerp, opgebouwd volgens dezelfde regels. Wanneer bij het afspraaktype is ingesteld dat een 'opmerking' als extra klantveld wordt meegestuurd, verschijnt die opmerking ook in de inhoud. Let op; extra agendavelden (via afspraaktype velden) die zijn aangemaakt komen niet in de inhoud van de afspraak.
Afspraak voor de medewerker: zakelijk
Bij een zakelijke klant wordt het onderwerp als volgt opgebouwd:
Finly gebruikt de bedrijfsnaam als onderwerp.
Is de bedrijfsnaam leeg? Dan pakt Finly de naam van de contactpersoon. Daarvoor moet er wel een relatie zijn. Finly pakt de oudste relatie van het type "is werkgever van".
Is ook die waarde leeg? Dan verschijnt er geen naam in het onderwerp.
Achter de naam volgt altijd de naam van het afspraaktype in het onderwerp.
Afspraakbevestiging voor de medewerker
Wanneer bij het afspraaktype een afspraakbevestiging voor de medewerker is ingesteld, ontvangt de medewerker ook een bevestigingsmail. Deze mail bevat geen ICS-bijlage, omdat de afspraak al naar outlook is geschreven. Wanneer er geen outlook synchonisatie is, dan ontvangt de medewerker wel een ICS-bijlage en kan bepaald worden welke waarde wordt meegegeven (via afspraaktype>velden)
Wat ontvangt de klant?
Wanneer bij het afspraaktype een ontvangstbevestiging voor de klant is ingesteld, ontvangt de klant een e-mail met een ICS-bijlage. De ICS bevat het volgende:
Onderwerp: Afspraak: [naam van het afspraaktype]
Bedrijfsnaam: de accountnaam zoals ingesteld in Finly
Locatie: indien van toepassing ingevuld bij het afspraaktype
Zoekwoorden
Outlook afspraak inhoud, onderwerp afspraak, ICS bevestiging klant, particulier zakelijk afspraak, afspraaktype naam Outlook, naam opbouw afspraak, medewerker bevestiging, klantnaam Outlook, afspraakbevestiging ICS, Finly Outlook schrijven