Met notities leg je snel informatie vast over een klant. Je kunt notities koppelen aan een product of dossier, vastzetten bovenaan, en ze verschijnen naast notities die automatisch worden gesynchroniseerd vanuit ANVA.
Een notitie aanmaken
Ga naar het tabblad Klanten en open de gewenste klant.
Klik in het klantmenu op Notities.
Klik op Notitie +.
Vul een duidelijk onderwerp in.
Typ je bericht of observatie in het inhoud-veld.
Kies een type, zoals intern overleg, klantcontact of terugbelverzoek.
Koppel de notitie optioneel aan een product of dossier.
Verwijder de automatische tijdstempel als die niet nodig is (optioneel).
Vink Vastzetten aan als de notitie altijd bovenaan moet blijven staan (optioneel).
Klik op Opslaan.
De notitie is direct zichtbaar in het notitieoverzicht.
Notitietypen: Finly-notitie vs. ANVA-notitie
In het notitieoverzicht zie je twee soorten notities naast elkaar.
Finly-notities zijn notities die je zelf aanmaakt in Finly. Je kunt ze volledig bewerken, verwijderen, vastzetten en koppelen aan een dossier of product.
ANVA-notities komen automatisch binnen via de ANVA-synchronisatie. Dit zijn ANVA Contacten en Schade memo's. Je herkent ze doordat je ze niet kunt bewerken. Uitzondering: de dossier-koppeling kun je op een ANVA-notitie wél aanpassen, omdat dat losstaat van wat er in ANVA staat.
Naast ANVA Contacten haalt Finly ook de Schade memo en Schade memo oorzaak op bij een schadedossier. Deze verschijnen automatisch onderaan het notitieoverzicht, gekoppeld aan het bijbehorende dossier.
ANVA-synchronisatie en notities
Notities worden gesynchroniseerd op het moment dat Finly een ANVA-sync uitvoert voor een klant. Houd daarbij rekening met het volgende.
Notities op wachtpolissen of geroyeerde polissen gedragen zich anders dan notities op lopende polissen. Een notitie die je aanmaakt en koppelt aan een wachtpolis, wordt bij de eerstvolgende ANVA-sync als ANVA Contact ingeschoten. Dat werkt correct zolang de polis ook in ANVA als wachtpolis bekend is.
De volgorde van notities in het overzicht is op datum. ANVA schade- en factuurdossiers worden bij het koppelen van een dossier onderaan gesorteerd, zodat je eigen dossiers sneller terugvindt.
De naam van de medewerker bij een ANVA-notitie is afkomstig van de ANVA-gebruikersnaam. Als die gebruikersnaam gekoppeld is aan een Finly-gebruiker, zie je de naam van die collega. Is die koppeling er niet, dan zie je de ANVA-gebruikersnaam zelf.
Notitie bewerken of verwijderen
Klik op een bestaande notitie en kies Bewerken of Verwijderen. Dit werkt alleen voor Finly-notities. ANVA-notities zijn niet bewerkbaar vanuit Finly.
Notitie vastzetten
Je kunt meerdere notities vastzetten, maar alleen de meest recent vastgezette notitie verschijnt bovenaan. Kies er één om het overzicht helder te houden.
Veelgestelde vragen
Ik zie geen notitietype om te kiezen.
Er is waarschijnlijk nog geen type aangemaakt in de instellingen. Neem contact op met je beheerder.
Een notitie die ik net heb aangemaakt is verdwenen.
Dit kan gebeuren na een ANVA-sync als de notitie is gekoppeld aan een wachtpolis of geroyeerde polis. Controleer of de polis-koppeling klopt en of de notitie zichtbaar is in ANVA. Klopt het niet? Neem dan contact op met support.
Ik zie notities van collega's die ik niet herken.
Dit zijn waarschijnlijk ANVA-notities die zijn gesynchroniseerd vanuit ANVA. De naam bij de notitie is de ANVA-gebruiker die het contact heeft aangemaakt.
Kan ik een dossier achteraf wijzigen op een ANVA-notitie?
Ja, het dossier-veld kun je ook bij ANVA-notities aanpassen. Overige velden niet.