Per afspraaktype kies je op welk niveau het CRM de beschikbaarheid berekent. Het CRM kijkt daarvoor naar de Outlook-agenda van een medewerker, een spreekkamer of beide.
Beschikbaarheidsniveaus
Medewerker: het CRM kijkt naar de Outlook-kalender van de gekoppelde adviseur. Is er een blokkering in Outlook? Dan is dat tijdslot niet beschikbaar.
Kamer of vestiging: het CRM kijkt naar de beschikbaarheid van een spreekkamer. Elke kamer is gekoppeld aan een eigen Outlook-agenda.
Medewerker én kamer: beide moeten vrij zijn voordat een tijdslot wordt aangeboden aan de klant.
Outlook-statussen en planbaarhied
De agendamodule leest de beschikbaarheid direct uit Outlook op basis van de ingestelde status van een agenda-item:
Bezet: niet planbaar. Het tijdslot wordt niet aangeboden.
Vrij: planbaar. Het tijdslot is beschikbaar in de widget.
Tentatief: niet planbaar. Het CRM behandelt dit als bezet.
Tip: laat medewerkers blokken in Outlook op "Vrij" zetten als die blokken planbaar mogen zijn.
Hoe werkt de Outlook-synchronisatie?
Het CRM gebruikt een push-abonnement op de Microsoft 365-agenda. Zodra er een wijziging plaatsvindt in Outlook (nieuwe blokkering, verplaatste afspraak), wordt dit binnen een minuut verwerkt. Zo zijn tijdsloten altijd actueel.
Kamers en vestigingen
Kamers worden aan de agenda toegevoegd via hun eigen Outlook-agenda. De module verdeelt afspraken automatisch over beschikbare kamers — is kamer 1 bezet, dan wordt kamer 2 gebruikt.
Let op: koppel niet meerdere mailadressen aan één kamer. Dit verstoort de beschikbaarheidsberekening en kan leiden tot dubbele boekingen. Test de Outlook-synchronisatie van kamers regelmatig.
Postcodefilter instellen
Wil je dat afspraken alleen worden aangeboden aan klanten in een bepaalde regio? Stel dan een postcodefilter in per afspraaktype. Adviseurs worden dan alleen gekoppeld aan klanten binnen hun werkgebied.
Let op: gebruik reisafstandsfilters alleen intern, niet in klantwidgets. De berekening is bedoeld voor intern plannen en kan onverwacht gedrag geven als klanten er zelf mee te maken krijgen.
Veelgestelde vragen
Hoe snel verwerkt het CRM een wijziging in Outlook?
Doorgaans binnen een minuut via het push-abonnement op Microsoft 365.
Kan ik zowel een medewerker als een kamer koppelen?
Ja. Als je "Medewerker én kamer" kiest, moeten beide vrij zijn voordat een tijdslot wordt aangeboden. Dit voorkomt dubbele boekingen van spreekkamers.
Wat als een medewerker een agenda-item op "Tentatief" heeft staan?
Het CRM behandelt "Tentatief" als bezet. Het tijdslot wordt dus niet aangeboden, ook al is de afspraak nog niet definitief.
Zoekwoorden
beschikbaarheid, Outlook synchronisatie, medewerker, kamer, vestiging, spreekkamer, postcodefilter, tijdslot, agendamodule, push-abonnement, Outlook status, bezet, vrij, tentatief, reisafstand