Per afspraaktype stel je in hoe lang een afspraak duurt, wanneer tijdsloten worden aangeboden en hoeveel buffer er na een gesprek wordt vrijgehouden. Deze instellingen bepalen ook wat de klant ziet in de afspraakbevestiging.
Beschikbare tijdsinstellingen
Duur: de lengte van de afspraak zelf (bijv. 60 minuten). Dit is de duur die in de afspraakbevestiging aan de klant wordt vermeld. Het blok in Outlook omvat de duur plus eventuele buffer.
Tijdsbuffer: extra tijd na de afspraak die geblokt wordt in Outlook. De klant ziet alleen de afspraakduur, niet de buffer. Een afspraak van 60 minuten met een buffer van 30 minuten resulteert in een Outlook-blokkering van 90 minuten.
Tijdsinterval: de tussenpoos waarmee tijdsloten worden aangeboden. Standaard 15 minuten, aanpasbaar tot maximaal 60 minuten.
Maximum aantal dagen vooruit: hoe ver in de toekomst een klant een afspraak kan inplannen. Beperk dit om klanten naar concrete data te sturen.
Minimale vooraanmelding: de minimale tijd tussen het boeken en de afspraak zelf (bijv. 24 uur). Zo voorkom je dat klanten een afspraak plannen die over vijf minuten begint.
Weekendmarge: stel in of weekenddagen meetellen voor de minimale vooraanmelding. Gebruik de instelling "Marge aanhouden na weekend" om te voorkomen dat afspraken net na het weekend vallen op een moment dat de adviseur zich niet heeft kunnen voorbereiden.
Praktijkvoorbeeld
Stel: duur is 60 minuten, buffer is 30 minuten en tijdsinterval is 30 minuten. Dan blokkeert het CRM 90 minuten in Outlook, maar de klant ziet een afspraak van 60 minuten. Tijdsloten worden aangeboden op bijv. 09:00, 09:30, 10:00.
Outlook-gedrag bij tijdwijzigingen
Niet elke wijziging in Outlook leidt tot een mail naar de klant. Dit zijn de regels:
Sleep je een afspraak naar een ander tijdstip in Outlook? Dan ontvangt de klant automatisch een wijzigingsmail (als dit zo is ingesteld per afspraaktype).
Pas je alleen de duur aan (bijv. van 60 naar 30 minuten)? Dan wordt er geen wijzigingsmail verstuurd.
Verwijder je een afspraak in Outlook? Dan ontvangt de klant direct een annuleringsmail (als dit zo is ingesteld).
Veelgestelde vragen
Ziet de klant de tijdsbuffer in de bevestiging?
Nee. De klant ziet alleen de ingestelde afspraakduur. De buffer wordt intern geblokt in Outlook maar is niet zichtbaar in de communicatie naar de klant.
Wat is het verschil tussen tijdsbuffer en tijdsinterval?
De tijdsbuffer blokkeert tijd ná een afspraak als nawerktijd. Het tijdsinterval bepaalt hoe vaak een tijdslot wordt aangeboden aan de klant tijdens het inplannen.
Zoekwoorden
tijdsinstellingen, duur afspraak, tijdsbuffer, tijdsinterval, vooraanmelding, weekendmarge, afspraakduur, Outlook blokkering, wijzigingsmail, annuleringsmail, agendamodule