Dit artikel legt uit hoe beheerders afspraktypen instellen in de agendamodule van Finly. Je leert hoe je duur, tijdsbuffer, beschikbaarheid, roosters en berichtsjablonen configureert.
Wat is een afspraaktype?
Een afspraaktype is een configuratie die bepaalt hoe een afspraak wordt ingepland. Elk afspraaktype heeft eigen instellingen voor duur, beschikbaarheid en communicatie richting de klant.
Voorbeelden van afspraktypen zijn:
Particulier adviesgesprek (fysiek of telefonisch)
Zakelijk gesprek
Kennismakingsgesprek
Telefonische intake
Hoe navigeer je naar afspraktypen?
Ga in Finly naar Instellingen en kies vervolgens Agenda. Onder het tabblad Afspraktypen vind je een overzicht van alle geconfigureerde typen, inclusief wie ze heeft aangemaakt en wie ze als laatste heeft gewijzigd.
Een nieuw afspraaktype toevoegen
Volg deze stappen om een nieuw afspraaktype aan te maken:
Klik op "Afspraaktype toevoegen".
Geef het type een naam (intern) en een klantvriendelijke naam. De klantvriendelijke naam is wat klanten zien via de online widget of API.
Voeg een omschrijving toe die via de API kan worden opgehaald voor gebruik op de website.
Tijdsinstellingen configureren
Per afspraaktype stel je de volgende tijdsinstellingen in:
Duur: de lengte van de afspraak zelf (bijv. 45 minuten). Dit is de duur die in de afspraakbevestiging aan de klant wordt vermeld. Het blok in Outlook omvat de duur plus eventuele buffer.
Tijdsbuffer: extra tijd na de afspraak die geblokt wordt in Outlook, zodat er niet direct een volgende afspraak wordt ingepland. De klant ziet alleen de afspraakduur, niet de buffer.
Tijdsinterval: de tussenpoos waarmee tijdsloten worden aangeboden (bijv. elke 15 of 30 minuten).
Maximum aantal dagen vooruit: hoe ver in de toekomst een klant een afspraak kan inplannen.
Minimale vooraanmelding: de minimale tijd tussen het boeken en de afspraak zelf (bijv. 24 uur).
Weekendmarge: stel in of weekenddagen meetellen voor de minimale vooraanmelding.
Beschikbaarheid instellen: medewerker, kamer of vestiging
Je kiest per afspraaktype op welk niveau de beschikbaarheid wordt berekend:
Medewerker: Finly kijkt naar de Outlook-kalender van de gekoppelde adviseur.
Kamer of vestiging: Finly kijkt naar de beschikbaarheid van een spreekkamer. Elke kamer is gekoppeld aan een eigen Outlook-agenda.
Medewerker én kamer: beide moeten vrij zijn voordat een tijdslot wordt aangeboden.
Wijzigingen in Outlook worden via een push-abonnement direct gesynchroniseerd naar Finly. Nieuwe blokkades zijn doorgaans binnen een minuut verwerkt.
Roosters van medewerkers instellen
Elke medewerker kan een of meerdere roosters krijgen. Een rooster bepaalt wanneer iemand beschikbaar is voor afspraken, aanvullend op de Outlook-synchronisatie.
Je kunt meerdere roosters instellen met eigen ingangs- en einddatums (bijv. voor even en oneven weken of seizoensperiodes).
Per rooster stel je de beschikbare tijdvakken in op dag- en uurniveau.
Als een medewerker niet actief is of de Outlook-sync niet correct draait, is dat zichtbaar in het medewerkersbeheer. Daar kun je ook een sync-reset uitvoeren om alles opnieuw op te halen uit Outlook.
Klantvelden en locatie instellen
Per afspraaktype bepaal je welke gegevens van de klant worden opgevraagd:
Stel verplichte velden in zoals e-mailadres, telefoonnummer of geboortedatum.
Activeer klantherkenning op basis van e-mailadres en geboortedatum, zodat bestaande klanten automatisch worden gekoppeld bij het boeken.
Kies de locatievorm: op kantoor, bij de klant of telefonisch.
Stel postcodefilters in als adviseurs alleen beschikbaar zijn voor klanten in bepaalde regio's.
Berichtsjablonen koppelen
Per afspraaktype stel je in welke e-mail- en sms-sjablonen worden verstuurd. Beschikbare opties zijn:
Afspraakbevestiging: direct verstuurd na het inplannen.
Herinnering: configureerbaar in uren van tevoren, per e-mail of sms.
Wijzigingsmail: automatisch verstuurd als de afspraak in Outlook wordt verplaatst.
Annuleringsmail: automatisch verstuurd als de afspraak in Outlook wordt geannuleerd.
Sjablonen beheer je via Instellingen -> Sjablonen. Gebruik dynamische tags zoals afspraakduur, klantnaam en tijdstip voor gepersonaliseerde berichten.
Een afspraaktype online aanbieden
Je kunt per afspraaktype instellen of het zichtbaar is via de online afsprakwidget. Aanvullende opties zijn:
Ingangsdatum: het afspraaktype wordt pas zichtbaar vanaf een bepaalde datum.
Verloopdatum: het afspraaktype valt automatisch weg na deze datum.
Klantvriendelijke naam en omschrijving: worden via de API overgenomen op de website.
Meerdere afspraktypen combineren: je kunt meerdere typen bundelen in één widget, zodat klanten een keuze kunnen maken (bijv. kennismaking, advies, nazorg).
Veelgestelde vragen
Hoe weet ik wie een afspraaktype heeft aangepast?
In het overzicht van afspraktypen zie je per type wie het heeft aangemaakt en wie het als laatste heeft gewijzigd. Er is geen gedetailleerd auditlog van welk veld precies is veranderd.
Wat gebeurt er als een adviseur een afspraak verplaatst in Outlook?
Als het afspraaktype zo is ingesteld, wordt automatisch een wijzigingsmail naar de klant gestuurd. De beschikbaarheid in Finly wordt direct bijgewerkt via de Outlook-synchronisatie.
Worden er automatisch klanten aangemaakt bij het boeken via de widget?
Ja. Bij het boeken van een afspraak via de online widget wordt automatisch een klant aangemaakt in het CRM, of een bestaande klant gekoppeld via klantherkenning op e-mailadres en geboortedatum.
Hoe voorkom ik dubbele boekingen?
Finly blokkeert tijdsloten op basis van de Outlook-agenda en de ingestelde roosters. Wijzigingen in Outlook worden via een push-abonnement bijna realtime verwerkt.
Zoekwoorden
afspraaktype, afspraktype, inrichten, beheer, agendamodule, tijdsbuffer, tijdsinterval, Outlook synchronisatie, rooster, medewerker beschikbaarheid, kamer, vestiging, berichtsjabloon, afspraakbevestiging, herinnering, annulering, online afsprakmodule, afspraakwidget, functioneel beheer, Finly agenda, agenda instellen, online afspraken, CRM agenda, klant herkennen, klantgegevens afspraak