Per afspraaktype kies je welke medewerkers, teams en vestigingen beschikbaar zijn. Door te werken met teams hoef je niet elke medewerker afzonderlijk aan te vinken. Door vestigingen toe te voegen kunnen klanten een locatiekeuze maken bij het inplannen.
Medewerkers koppelen aan een afspraaktype
Onder het tabblad Beschikbaarheid in het afspraaktype zie je een overzicht van alle medewerkers. Vink de medewerkers aan die beschikbaar moeten zijn voor dit type gesprek. Finly berekent de beschikbaarheid op basis van hun Outlook-agenda en rooster.
Let op: een medewerker zonder rooster is nooit beschikbaar, ook al is hij aangevinkt.
Teams koppelen als snelle selectie
Als je met grote groepen werkt, gebruik je teams. Door een team aan te vinken worden alle leden van dat team automatisch geselecteerd voor het afspraaktype. Dat scheelt tijd bij het inrichten en onderhouden van afspraktypen.
Teams stel je in via Instellingen. Teams.
Voeg medewerkers toe aan een team en koppel het team daarna aan het gewenste afspraaktype.
Wijzigt de teamsamenstelling? Dan past de beschikbaarheid in het afspraaktype zich automatisch aan.
Vestigingen koppelen
Wil je dat klanten bij het inplannen een vestiging kunnen kiezen? Voeg vestigingen toe aan het afspraaktype. Klanten zien dan welke locaties beschikbaar zijn en kiezen zelf een vestiging.
Vestigingen beheer je via Instellingen. Agenda. Vestigingen.
Elke vestiging kan eigen spreekkamers hebben met een eigen Outlook-agenda voor beschikbaarheid.
Per vestiging kun je openingstijden en beschikbaarheidsinstellingen apart inrichten.
Een afspraaktype kopiëren
Heb je een afspraaktype dat sterk lijkt op een nieuw type dat je wilt aanmaken? Gebruik de kopieeroptie. Alle instellingen, inclusief gekoppelde medewerkers, teams en vestigingen, worden overgenomen. Je past daarna alleen de afwijkende details aan.
Veelgestelde vragen
Wat als een medewerker in meerdere teams zit die allebei zijn gekoppeld aan een afspraaktype?
Finly telt die medewerker één keer mee. Er worden geen dubbele tijdsloten aangeboden.
Kunnen klanten bij het inplannen zelf een vestiging kiezen?
Ja, als je meerdere vestigingen koppelt aan het afspraaktype ziet de klant een keuzelijst van locaties tijdens het inplannen.
Zoekwoorden
teams, vestigingen, medewerkers koppelen, afspraaktype, teamkoppeling, locatiekeuze, agendamodule, Finly agenda, beschikbaarheid team, vestiging instellen, kopiëren afspraaktype