Per afspraaktype koppel je e-mail- en sms-sjablonen voor communicatie naar de klant en de adviseur. Finly verstuurt deze berichten automatisch op het juiste moment, ook bij wijzigingen of annuleringen vanuit Outlook.
Beschikbare instellingen
Bevestiging aan klant
Mail klant bij maken afspraak. Zet je dit op "Ja", dan ontvangt de klant direct een bevestigingsmail na het inplannen van een afspraak.
Bericht sjabloon voor bevestigingsmail. Kies het e-mailsjabloon dat naar de klant wordt verstuurd.
Bericht sjabloon voor Teams bevestigingsmail. Kies het sjabloon voor de Teams-bevestiging. Bij online afspraken wordt de Teams-link automatisch toegevoegd als de afspraak intern via Finly wordt aangemaakt.
Bevestiging aan adviseur
Mail adviseur bij maken afspraak. Zet je dit op "Ja", dan ontvangt de adviseur een bevestigingsmail zodra er een afspraak voor hem of haar wordt ingepland.
Bericht sjabloon voor bevestigingsmail. Kies het e-mailsjabloon dat naar de adviseur wordt verstuurd.
Bericht sjabloon voor Teams bevestigingsmail. Kies het sjabloon voor de Teams-bevestiging aan de adviseur.
BCC
E-mailadres BCC afspraakbevestigingen. Vul hier een e-mailadres in dat als BCC een kopie ontvangt van afspraakbevestigingen. Kies daarna aan wie de bevestiging wordt verstuurd: "Uitvoerende", "Klant" of "Klant & Uitvoerende". Let op: de BCC-instelling heeft alleen effect als er ook daadwerkelijk een mail wordt verstuurd.
Herinnering klant
Mail herinnering klant. Zet je dit op "Ja", dan ontvangt de klant een herinneringsmail voor de afspraak.
Aantal uur van te voren versturen mail herinnering. Stel in hoeveel uur vóór de afspraak de herinnering wordt verstuurd (bijv. 24).
Bericht sjabloon voor het versturen van de herinnering. Kies het e-mailsjabloon voor de herinnering.
Bericht sjabloon voor het versturen van de Teams herinnering. Kies het sjabloon voor de Teams-herinnering aan de klant.
Herinnering medewerker
Mail herinnering medewerker. Zet je dit op "Ja", dan ontvangt de medewerker een herinneringsmail voor de afspraak.
Aantal uur van te voren versturen mail herinnering. Stel in hoeveel uur vóór de afspraak de herinnering naar de medewerker wordt verstuurd.
Bericht sjabloon voor het versturen van de herinnering. Kies het e-mailsjabloon voor de herinnering aan de medewerker.
Bericht sjabloon voor het versturen van de Teams herinnering. Kies het sjabloon voor de Teams-herinnering aan de medewerker.
SMS-herinnering
SMS-herinnering. Zet je dit op "Ja", dan ontvangt de klant een sms-herinnering.
Aantal uur van te voren versturen sms herinnering. Stel in hoeveel uur vóór de afspraak de sms wordt verstuurd.
Bericht sjabloon voor de SMS-herinnering. Kies het sms-sjabloon. Sms-berichten hebben een maximum van 160 karakters.
Wijzigingen vanuit Outlook
Vanuit Outlook automatische mail wijzigen versturen voor adviseur. Zet je dit op "Ja", dan ontvangt de adviseur automatisch een mail als de afspraak in Outlook naar een ander tijdstip wordt gesleept.
Adviseur bericht sjabloon voor het versturen van de afspraak wijziging. Kies het e-mailsjabloon voor de wijzigingsmelding aan de adviseur.
Adviseur bericht sjabloon voor het versturen van de Teams afspraak wijziging. Kies het Teams-sjabloon voor de wijzigingsmelding aan de adviseur.
Vanuit Outlook automatische mail wijzigen versturen voor klant. Zet je dit op "Ja", dan ontvangt de klant automatisch een mail als de afspraak in Outlook wordt gewijzigd.
Klant bericht sjabloon voor het versturen van de afspraak wijziging. Kies het e-mailsjabloon voor de wijzigingsmelding aan de klant.
Klant bericht sjabloon voor het versturen van de Teams afspraak wijziging. Kies het Teams-sjabloon voor de wijzigingsmelding aan de klant.
Annuleringen vanuit Outlook
Vanuit Outlook automatische mail annuleren versturen voor klant. Zet je dit op "Ja", dan ontvangt de klant automatisch een annuleringsmail als de afspraak in Outlook wordt verwijderd.
Klant bericht sjabloon voor het versturen van de afspraak annulering. Kies het e-mailsjabloon voor de annuleringsmelding aan de klant.
Vanuit Outlook automatische mail annuleren versturen voor adviseur. Zet je dit op "Ja", dan ontvangt de adviseur automatisch een annuleringsmail als de afspraak in Outlook wordt verwijderd.
Adviseur bericht sjabloon voor het versturen van de afspraak annulering. Kies het e-mailsjabloon voor de annuleringsmelding aan de adviseur.
Afspraakbevestigingstekst in widget
Afspraakbevestigingstekst in widget. Voer hier de tekst in die de klant ziet in de widget na het inplannen van een afspraak. Je kunt dynamische tags gebruiken om de tekst te personaliseren.
Beschikbare tags:
%AFSPRAAKTYPE%, %LOCATIE%, %START_DATUM%, %EIND_DATUM%, %START_DATUM_LANG%, %EIND_DATUM_LANG%, %START_TIJD%, %EIND_TIJD%, %ADVISEUR_NAAM%, %ADVISEUR_EMAIL%
Sjablonen beheren
Sjablonen maak je aan en beheer je via Sjablonen.
Standaard bijlagen bij een afspraakbericht
Je kunt bij een afspraakbevestiging, herinnering, wijziging of annulering ook automatisch een bijlage meesturen, zoals een dienstverleningsdocument. Dit stel je niet in bij het afspraaktype, maar bij het berichtsjabloon zelf.
Ga naar Sjablonen, open het gewenste berichtsjabloon en klik op Standaard bijlagen. Selecteer het document dat je automatisch wilt meesturen. Moet het document nog toegevoegd worden? Bekijk Account documenten instellen.
Veelgestelde vragen
Kan ik per afspraaktype een ander sjabloon instellen?
Ja. Elk afspraaktype heeft zijn eigen sjabloonkoppeling. Zo kunnen bevestigingen voor een telefonisch gesprek anders zijn dan voor een fysiek adviesgesprek.
Wordt de herinnering opnieuw verstuurd als de afspraak wordt verzet?
Ja. Na een wijziging wordt de hertelling voor de herinnering herstart op basis van het nieuwe tijdstip van de afspraak.
Waarom ontvangt de klant geen Teams-link bij een widget-boeking?
Teams-links worden alleen automatisch toegevoegd als de afspraak intern via Finly wordt aangemaakt. Bij boekingen via de widget gebeurt dit niet automatisch.
Kan ik een bijlage meesturen bij een afspraakbevestiging of -herinnering?
Ja. Dit stel je in op het berichtsjabloon, via "Standaard bijlagen", niet op het afspraaktype. Het geselecteerde document wordt automatisch meegestuurd bij elke e-mail die met dat sjabloon wordt verstuurd.
Gerelateerde artikelen
Zoekwoorden
berichtsjabloon, afspraakbevestiging, herinnering, wijzigingsmail, annuleringsmail, sms, e-mail, BCC, Teams-link, online afspraak, Outlook wijziging, Outlook annulering, afspraaktype, agendamodule, dynamische tags, widget bevestigingstekst, adviseur mail, klant mail, standaard bijlage, account document, dienstverleningsdocument, bijlage afspraakbevestiging