Per afspraaktype koppel je e-mail- en sms-sjablonen voor communicatie naar de klant. Het CRM verstuurt deze berichten automatisch op het juiste moment, ook bij wijzigingen of annuleringen vanuit Outlook.

Tip: stel aparte sjablonen in voor wijzigings- en annuleringsmails. Zo zijn de berichten duidelijker voor de klant en hoef je bij wijzigingen niet hetzelfde sjabloon als bij de bevestiging te gebruiken.

Ga naar Instellingen. Berichten om sjablonen aan te maken en te bewerken. Gebruik dynamische tags in de berichttekst voor gepersonaliseerde inhoud, zoals klantnaam, datum en tijdstip van de afspraak, afspraakduur en locatie of adviseursnaam.

Bij online afspraken worden Teams-links automatisch toegevoegd aan de bevestiging. Let op: dit werkt alleen als de afspraak wordt aangemaakt vanuit de agendamodule in het CRM, niet als een klant de afspraak zelf inplant via de widget.

Je kunt een BCC-adres instellen per afspraaktype. Alle communicatie naar de klant wordt dan ook intern doorgestuurd, handig voor archivering of controle door een backoffice-medewerker.

Kan ik per afspraaktype een ander sjabloon instellen?

Ja. Elk afspraaktype heeft zijn eigen sjabloonkoppeling. Zo kunnen bevestigingen voor een telefonisch gesprek anders zijn dan voor een fysiek adviesgesprek.

Wordt de herinnering opnieuw verstuurd als de afspraak wordt verzet?

Ja. Na een wijziging wordt de hertelling voor de herinnering herstart op basis van het nieuwe tijdstip van de afspraak.

Waarom ontvangt de klant geen Teams-link bij een widget-boeking?

Teams-links worden alleen automatisch toegevoegd als de afspraak intern via het CRM wordt aangemaakt. Bij boekingen via de widget gebeurt dit niet automatisch.

berichtsjabloon, afspraakbevestiging, herinnering, wijzigingsmail, annuleringsmail, sms, e-mail, BCC, Teams-link, online afspraak, Outlook wijziging, afspraaktype, agendamodule, dynamische tags, archivering