Dit artikel beschrijft hoe je de agendamodule inricht voor organisaties met meerdere vestigingen of kantoren, waarbij iedere adviseur of vestiging een eigen werkgebied heeft. Bijvoorbeeld: een hypotheekketen met meerdere lokale kantoren waarbij iedere adviseur exclusief in een specifieke regio werkt.
Uitgangspunten
De inrichting heeft twee doelen:
Klanten zien alleen adviseurs die in hun postcodegebied werken.
Klanten in een postcode zonder lokale adviseur krijgen toch een online afspraakoptie aangeboden, zodat ze niet zonder vervolg achterblijven.
Postcodes per adviseur instellen
Per adviseur leg je in het afspraaktype de postcoderanges van het exclusieve werkgebied vast. Werk je met gemeentes? Vertaal die eerst naar postcoderanges. Dit kan door:
Per gemeente de postcoderanges op te zoeken (bijvoorbeeld via een publieke postcodelijst).
Een centrale beheerder of stagiair de lijst per adviseur te laten samenstellen.
In het afspraaktype meerdere postcoderanges in te voeren (1000-1999, 6000-6999, enzovoort).
Tip: leg de postcodelijsten extern vast (bijvoorbeeld in een spreadsheet) zodat je bij medewerkerswijzigingen snel kunt zien wie welk gebied dekt.
Widget-flow op de algemene website
Op je algemene (hoofd)website werkt het zo:
Klant kiest het afspraaktype (bijvoorbeeld "Adviesgesprek starters").
Widget vraagt eerst de postcode van de klant.
Op basis van de postcode toont de widget alleen tijdsloten van adviseurs die in dat werkgebied werken.
Klant kiest een tijdslot, vult de gegevens in en bevestigt.
Widget op een lokale kantoorpagina
Op een specifieke kantoorpagina kun je de widget veel directer inrichten:
Toon direct alleen de afspraaktypes van de adviseurs van dat kantoor.
Sla de postcodevraag over, omdat de klant al voor dat kantoor heeft gekozen.
Geef eventueel de optie om een specifieke adviseur te kiezen via "Klant laat adviseur kiezen".
Dit vereist wel een licht maatwerk in de website-implementatie: je gebruikt de API-route met een vooraf gekozen subset van afspraaktypes per pagina. Werk samen met je webdeveloper en raadpleeg de API-documentatie op finly.nl/developers.
Fallback voor regio's zonder lokale adviseur
Heb je geen lokale adviseur in een bepaalde regio, maar wil je de klant toch een afspraak kunnen aanbieden? Werk dan met een fallback:
Maak een centraal afspraaktype "Adviesgesprek online (landelijk)" zonder postcodefilter.
Koppel hier één of meerdere centrale online-adviseurs aan.
Zet de locatievorm op online of telefonisch.
Toon dit afspraaktype expliciet als alternatief in de widget, of laat je website-developer detecteren wanneer een postcode geen lokale match geeft en het online-type automatisch tonen.
Belangrijk: de detectie "geen postcode-match → automatisch online tonen" is geen standaardfunctie in de widget. Dit vereist maatwerk via je website (een vooraf-uitvraag op postcode, een controle of er beschikbaarheid is, en eventueel een redirect naar het online-afspraaktype). Vraag je webdeveloper hiernaar.
Wat als een adviseur uit dienst gaat of een nieuw kantoor opent?
Bij wijzigingen in je organisatie:
Zet de vertrekkende medewerker op inactief in het medewerkersbeheer. De postcodes blijven bewaard.
Hertoewijzen: voeg de vrijgekomen postcoderanges toe aan een collega-adviseur die het gebied gaat overnemen.
Bij een nieuw kantoor: maak nieuwe medewerkeraccounts aan, voer hun rooster in, koppel postcoderanges en activeer Outlook-sync.
Veelgestelde vragen
Kan ik per adviseur meerdere postcoderanges instellen?
Ja. In het afspraaktype klik je op de plus-knop om een extra range toe te voegen. Een adviseur kan bijvoorbeeld werken in 1000-1999 én 6000-6999.
Wat gebeurt er als twee adviseurs dezelfde postcoderange hebben?
Beide adviseurs zijn dan beschikbaar voor klanten in die postcode. Finly toont vervolgens de eerstvolgende beschikbare adviseur, of laat de klant kiezen als "Klant laat adviseur kiezen" actief is.
Kunnen klanten over de organisatie heen worden geboekt?
Ja, mits de adviseurs onder dezelfde Finly-account vallen. De agendamodule kijkt naar postcoderanges per afspraaktype, niet naar kantoorgrenzen.
Zoekwoorden
multi-kantoor, meerdere vestigingen, exclusief werkgebied, postcoderouting, landelijke organisatie, regio-indeling, postcoderange per adviseur, fallback online, geen lokale adviseur, holding agendamodule