Via de exportmodule in Finly exporteer je gegevens over klanten, dossiers, afspraken, formulieren, transacties en activiteiten naar Excel. Dit artikel legt uit hoe je een export aanmaakt, een profiel opslaat voor hergebruik en het exportbestand ophaalt.
Navigeren naar de exportmodule
Ga naar Instellingen > Export. Je start op het tabblad Exports, waar alle eerder aangemaakte exports worden getoond. Wil je een nieuwe export aanmaken, klik dan op het tabblad Nieuwe export.
Onderwerp kiezen
Je kunt een export aanmaken voor de volgende onderwerpen:
Klanten
Dossiers
Afspraken
Formulieren
Transacties
Activiteiten
Elk onderwerp wordt een apart tabblad in het Excel-bestand. Via het klant-id is een koppeling te maken tussen de tabbladen.
Hoeveel relaties of klanten staan er in Finly?
Wil je weten hoeveel relaties of klanten er in je CRM staan? Maak een export van het onderwerp Klanten aan. Het aantal rijen in het resulterende Excel-bestand is het totale aantal klanten in Finly.
Datumfilter instellen
Bij elk onderwerp moet je filteren op Aangemaakt op of Bijgewerkt op. Let op: het instellen van een datumfilter is verplicht. Zonder datumfilter kun je de export niet starten.
Velden selecteren per onderwerp
Nadat je het datumfilter hebt ingesteld, geef je aan welke waarden je wilt exporteren door een vinkje te zetten bij de gewenste velden. Per onderwerp gelden de volgende aandachtspunten:
Klanten – Je ziet de standaard klantvelden en eventueel eigen aangemaakte klantvelden.
Dossiers – Selecteer eerst het dossiertype met een vinkje. Klik daarna op het pijltje om het dossier uit te klappen en selecteer de onderliggende velden die je wilt exporteren. De getoonde velden zijn zowel standaard velden als eigen velden die aan het betreffende dossier zijn toegevoegd.
Afspraken – Selecteer het afspraaktype en klap het uit via het pijltje. Vink de gewenste onderliggende waarden aan.
Formulieren – Selecteer het formulier en klap het uit. De beschikbare velden zijn standaard velden.
Transacties – De beschikbare velden zijn standaard velden.
Activiteiten – De beschikbare velden zijn standaard velden.
Let op: velden zoals ontvangen email is niet een mogelijkheid om zelf te exporteren.
Export starten
Klik op Exporteer om de export te starten. Je ontvangt de melding Export gestart. Zodra het bestand klaar is, ontvang je een e-mail. De verwerkingstijd is afhankelijk van de grootte van het bestand.
Exportbestand ophalen
Ga na ontvangst van de e-mail naar Instellingen > Export. Sta je nog op dezelfde pagina, herlaad dan de pagina eerst. Het bestand wordt gedownload als Excel-bestand.
Profiel opslaan voor periodieke exports
Maak je regelmatig dezelfde export, dan kun je een profiel aanmaken. Geef een naam op bij Naam profiel en klik op Profiel opslaan. De volgende keer dat je een export wil aanmaken, worden de vinkjes automatisch vooringevuld op basis van het profiel.
Zoekwoorden
exportmodule, export, gegevens exporteren, Excel, klanten exporteren, dossiers exporteren, afspraken exporteren, formulieren exporteren, transacties exporteren, activiteiten exporteren, exportprofiel, datumfilter, Instellingen export, aantal klanten, aantal relaties, hoeveel klanten in CRM