Per afspraaktype bepaal je welke klantgegevens worden opgevraagd bij het inplannen van een afspraak. Dit geldt zowel voor de online widget als voor het inplannen door een adviseur via de CRM-widget.
Verplichte klantvelden instellen
Stel in welke velden de klant moet invullen bij het boeken. Veelgebruikte verplichte velden zijn:
E-mailadres (vereist voor afspraakbevestiging)
Telefoonnummer of mobiel nummer
Geboortedatum (voor klantherkenning)
Voorletters en achternaam
Let op: vraag alleen velden uit die daadwerkelijk nodig zijn. Hoe meer velden, hoe groter de kans dat een klant afhaakt.
Kolomopties per veld
Per veld in de veldenlijst stel je het volgende in:
Tonen op formulier. Het veld is zichtbaar in het inplanformulier voor de klant of adviseur.
Tonen in ICS. De waarde van dit veld wordt opgenomen in het agenda-item (ICS-bestand) dat naar Outlook wordt gestuurd.
Verplicht. De klant of adviseur moet dit veld invullen voordat de afspraak kan worden ingepland.
Klantherkenning. Dit veld wordt gebruikt om een bestaande klant in het CRM te herkennen bij het inplannen.
Klantherkenning activeren
Activeer klantherkenning op basis van e-mailadres en geboortedatum. Finly koppelt de boeking dan automatisch aan een bestaande klant in het CRM. Is er geen match? Dan wordt er automatisch een nieuw klantprofiel aangemaakt.
Een aangepast veld toevoegen
Ga naar Instellingen > Agenda en open het gewenste afspraaktype.
Klik op het tabblad "Velden".
Kies een veldtype uit de lijst aan de linkerkant en sleep het naar het overzicht.
Configureer het veld rechts onder "Configuratie" en klik op "Opslaan".
Let op: het verwijderen van een aangepast veld verwijdert ook alle eerder ingevoerde data voor dat veld.
Beschikbare veldtypen
Tekst veld: vrije tekstinvoer voor korte antwoorden.
Groot tekst veld: vrije tekstinvoer voor langere antwoorden.
Karakters beperken opgemaakt tekstveld niet tonen: tekstveld met een maximaal aantal karakters.
Financieel: invoer van een geldbedrag.
Getal: invoer van een numerieke waarde.
Dropdown: vaste keuzelijst waaruit één optie kan worden geselecteerd.
Radio button: vaste keuzeopties waaruit één keuze wordt gemaakt.
Ja / Nee: een binaire keuze.
Datum: een datumkiezer.
Multi select: vaste keuzelijst waaruit meerdere opties kunnen worden geselecteerd.
Vaste tekst: een niet-invulbaar informatieblok, bijv. een toelichting of instructie.
E-mail: invoer van een e-mailadres.
Medewerker: koppeling aan een medewerker uit het CRM.
Leveranciers: koppeling aan een leverancier uit het CRM.
Telefoonnummer: invoer van een telefoonnummer.
Configuratie-opties per veld
Bij elk veld stel je onder "Configuratie" het volgende in:
Vrij veld: de interne naam van het veld.
API: de naam die wordt gebruikt in API-koppelingen.
Standaard waarde: een vooraf ingevulde waarde die de gebruiker kan aanpassen.
Zichtbaar: het veld is zichtbaar in het formulier.
Benodigd: het veld is verplicht in te vullen.
Export: het veld wordt meegenomen in exports.
Unieke waarde: de ingevoerde waarde moet uniek zijn binnen het CRM.
Waarvoor gebruik je aangepaste velden?
Aangepaste velden zijn handig als je vooraf informatie wilt verzamelen zodat de adviseur goed voorbereid het gesprek in kan gaan. Voorbeelden:
Welk product of welke verzekering betreft de vraag?
Heeft de klant al een offerte ontvangen?
Een specifieke toelichting of opmerking van de klant.
Let op: vraag alleen wat echt nodig is. Elk extra veld vergroot de drempel om de afspraak af te ronden.
Volgorde van velden aanpassen
Je kunt de volgorde van velden in het formulier aanpassen door ze te slepen. Zet de meest relevante vragen bovenaan zodat klanten die als eerste invullen.
Aanbevolen klantvelden per afspraaktype
Houd het aantal velden bewust laag om uitval te voorkomen. Een algemene aanbeveling:
Altijd verplicht: voornaam, achternaam, e-mailadres, telefoonnummer.
Aanbevolen verplicht: geboortedatum (voor klantherkenning en automatische koppeling aan bestaand dossier).
Optioneel per afspraaktype: een vrij tekstveld "korte toelichting op je vraag" zodat de adviseur voorbereid het gesprek in kan.
Vermijd het uitvragen van inkomensgegevens of BSN via het afspraakformulier. Die horen niet in een afspraakboeking thuis.
Zoekwoorden
klantvelden, klantherkenning, verplichte velden, aangepast veld, veldtypen, dropdown, tekstveld, datum, getal, multi select, radio button, ja nee, configuratie veld, tonen op formulier, tonen in ICS, afspraaktype, agendamodule, widget, export veld