Een nieuwe collega heeft toegang nodig, een medewerker gaat uit dienst, of een account moet worden aangepast. Dit artikel legt uit hoe je medewerkers aanmaakt, wijzigt en beheert via Instellingen in Finly.
Navigeren naar medewerkersbeheer
Ga naar Instellingen > Medewerkers. Hier zie je een overzicht van alle actieve en inactieve medewerkers binnen de omgeving.
Een nieuwe medewerker aanmaken
Klik op + Medewerker om een nieuwe medewerker toe te voegen. Houd daarbij het volgende in gedachten:
Staat de medewerker al in een andere Finly-omgeving die niet gekoppeld is aan het hoofd- of subaccount? Stuur dan een e-mail naar support. Zij voegen de gebruiker toe.
Is de medewerker nieuw in de omgeving en staat hij of zij nergens anders? Maak de medewerker zelf aan via de stappen hieronder.
Velden invullen
Vul minimaal de volgende gegevens in:
Voornaam en achternaam
E-mailadres (gebruikersnaam) — dit is het adres waarmee de medewerker inlogt
E-mailadres (account) — vul dit in als de medewerker de Outlook-koppeling gebruikt; dit is het Outlook-accountadres
Postcode privéadres — alleen relevant bij gebruik van de agendamodule; de afsprakenplanner gebruikt dit als vertrekadres
De overige velden op de medewerkerspagina (zoals functie en telefoonnummer) kunnen worden gebruikt in een e-mailhandtekening. Dit werkt alleen als de bijbehorende tags zijn ingesteld in een berichtsjabloon.
Wachtwoord instellen
Kies voor Wachtwoord laten kiezen door de medewerker. Finly verstuurt dan automatisch een uitnodigingsmail waarmee de medewerker zelf een wachtwoord kan instellen.
Heeft de medewerker geen mail ontvangen? Klik op Wachtwoord vergeten namens de medewerker. Er wordt alsnog een mail verzonden.
Let op bij gebruik van SSO
Maakt jouw omgeving gebruik van SSO inloggen? Vink dan Wachtwoord laten kiezen door de medewerker niet aan. Als je dit vinkje wel zet, ontvangt de eindklant een uitnodigingsmail om een wachtwoord in te stellen in Finly. Dat is niet de bedoeling bij SSO: de medewerker logt in via SSO van de organisatie en heeft geen apart Finly-wachtwoord nodig.
Bij SSO geldt de volgende werkwijze:
Maak de medewerker aan in Finly zonder het vinkje Wachtwoord laten kiezen door de medewerker.
De medewerker logt voortaan in via SSO pagina
Standaard klanttype instellen
Geef aan welk klanttype de medewerker standaard te zien krijgt bij het aanmaken van een klant: Particulier of Zakelijk. Let op: is de klant al aangemaakt via een koppeling, dan is deze instelling niet van toepassing.
Overige instellingen
Rol — kies de juiste rol die is vastgesteld voor de omgeving; de rol bepaalt wat de medewerker mag zien en doen
Dashboardlayout — kies de gewenste weergave
Teams — koppel de medewerker aan het juiste team of de juiste teams
Route na sluiten activiteit — bepaal wat er gebeurt nadat een medewerker een activiteit afrondt: terug naar het activiteitenoverzicht of direct door naar de volgende activiteit
Outlook-synchronisatie instellen
Zet Synchroniseren met Outlook op Ja om de koppeling te activeren. De synchronisatie is actief zodra de velden Outlook user ID en Outlook calendar ID zijn ingevuld en de status op Actief staat.
Problemen met ophalen? Zet de synchronisatie op Nee, sla op, zet hem daarna weer op Ja en controleer of de status op Actief staat.
Een medewerker wijzigen
Open een bestaande medewerker vanuit het overzicht en pas de gewenste velden aan. Sla de wijzigingen op. Wijzigingen in rol of rechten zijn direct van kracht.
Een medewerker deactiveren
Gaat een medewerker uit dienst? Verwijder het account dan niet. Zet de medewerker op Inactief. Zo blijven historische data en gekoppelde activiteiten en dossiers intact en kan de medewerker niet meer inloggen.
Wanneer contact opnemen met support
Lukt het aanmaken of deactiveren niet? Neem contact op met support en stuur mee:
De naam en het e-mailadres van de betreffende medewerker
Welke actie je wilt uitvoeren (aanmaken, deactiveren, rechten aanpassen)
Een screenshot van de foutmelding als die verschijnt
Veelgestelde vragen
De nieuwe medewerker heeft de uitnodigingsmail niet ontvangen.
Controleer of het e-mailadres correct is ingevuld. Laat de medewerker ook de spammap controleren. Klopt alles? Klik dan op Wachtwoord vergeten namens de medewerker, of neem contact op met support.
Moet ik een medewerker verwijderen als iemand uit dienst gaat?
Nee. Zet de medewerker op Inactief. Verwijderen kan leiden tot verlies van gekoppelde data zoals activiteiten en dossiers.
Hoeveel medewerkers kan ik aanmaken?
Dit is afhankelijk van je licentie. Neem contact op met support als je meer gebruikers nodig hebt dan je huidige licentie toestaat.
Zoekwoorden
medewerker aanmaken, medewerker wijzigen, medewerker deactiveren, medewerker verwijderen, instellingen medewerkers, wachtwoord instellen, wachtwoord vergeten, SSO, eBlinqx, SSO medewerker aanmaken, uitnodigingsmail SSO, wachtwoord laten kiezen, Outlook synchronisatie, Outlook koppeling, agendamodule, vertrekadres, klanttype, rol instellen, teams koppelen, dashboardlayout, activiteit route, medewerker inactief, gebruikersbeheer, beheer gebruikers Finly