Mails die je vanuit Finly verstuurt of ontvangt, kun je indexeren naar ANVA. Zo staat de mail ook als dossieritem in ANVA en hoef je niets handmatig over te zetten.
Wanneer wordt een mail automatisch geïndexeerd naar ANVA?
Of een mail automatisch naar ANVA wordt gestuurd, hangt af van de instelling Documenten indexeren naar ANVA op de activiteit. Standaard staat dit op uit. Je kunt dit per document of activiteit aan- of uitzetten.
Let op: bij de AI Mail-koppeling is indexeren naar ANVA standaard uitgeschakeld. Je moet dit handmatig inschakelen per activiteit of via de instellingen.
Handmatig indexeren per document
Je kunt per document bepalen of het naar ANVA wordt geïndexeerd. Ga daarvoor naar de activiteit of het dossier, open het document en schakel de optie Indexeren naar ANVA in of uit.
Bijlagen meesturen bij het indexeren
Let op: het beantwoorden van een mail met bijlagen stuurt de bijlagen momenteel niet automatisch mee naar ANVA. Dit is een bekend probleem (FIN-9533). De mail zelf wordt wel geïndexeerd als de instelling actief is, maar de bijlagen ontbreken in ANVA.
Als bijlagen in ANVA nodig zijn, voeg ze dan handmatig toe als dossieritem in ANVA.
Herkoppelen van een mail naar ANVA
Een mail die al is afgehandeld maar nog niet naar ANVA is gestuurd, kan niet altijd achteraf worden geïndexeerd. Er is op dit moment geen mogelijkheid om een eerder verzonden of ontvangen mail alsnog naar ANVA te koppelen als de indexeringsinstelling op het moment van verzenden uit stond.
Wanneer contact opnemen met support?
Neem contact op als:
De mail niet in ANVA verschijnt terwijl indexeren aan staat.
Je bijlagen structureel mist in ANVA na het indexeren.
Stuur daarbij mee: het relatienummer, het tijdstip van de mail en een screenshot van de activiteit in Finly.
Veelgestelde vragen
Mijn mail staat niet in ANVA terwijl ik dacht dat indexeren aanstond. Hoe kan dat?
Controleer op de activiteit of de instelling Indexeren naar ANVA daadwerkelijk actief was op het moment van verzenden. Bij de AI Mail-koppeling staat dit standaard uit.
Worden bijlagen ook geïndexeerd naar ANVA?
Bij het beantwoorden van mails worden bijlagen momenteel niet meegestuurd naar ANVA (FIN-9533). Dit is een bekend probleem. Voeg bijlagen indien nodig handmatig toe in ANVA.
Kan ik instellen dat alle mails automatisch naar ANVA gaan?
Dit is afhankelijk van de inrichting van jouw omgeving. Neem contact op met de beheerder van jouw kantoor om de standaardinstelling aan te passen.
Zoekwoorden
mail indexeren ANVA, documenten ANVA, bijlagen ANVA, mail niet in ANVA, indexeren instelling, AI mail ANVA, activiteit indexeren, dossier ANVA mail, herkoppelen mail ANVA