Finly verstuurt e-mails standaard vanuit [email protected]. Als beheerder kun je dit aanpassen. Je hebt twee opties: mailen vanuit je eigen domeinnaam, of mailen vanuit een subdomein van Finly.
Je stelt dit in via Instellingen → Koppelingen → Mailserver. Je hebt hiervoor een beheerders- of managerrol nodig.
Account e-mailadres
Het e-mailadres dat Finly gebruikt als afzender voor systeemberichten, is het account e-mailadres. Je past dit aan via Instellingen → Algemeen → Account e-mailadres. Dit adres is de basis voor uitgaande e-mails, tenzij je in een berichtsjabloon een afwijkend afzenderadres instelt.
Optie 1: Finly mailserver (subdomein van Finly)
Kies "Finly mailserver" als je wilt dat e-mails worden verstuurd vanuit een adres op het Finly-platform, maar met jouw kantoornaam erin. Je geeft Finly hiermee toestemming om namens jou te mailen. Finly regelt de technische configuratie. Je hoeft zelf geen DNS-records aan te passen.
Klik op "Instellingen" om de koppeling te activeren. Geef daarna een opdracht door aan Finly via support, zodat het verzenddomein voor jouw account wordt ingesteld.
Optie 2: Eigen mailserver (jouw eigen domein)
Kies "Eigen mailserver" als je wilt mailen vanuit jouw eigen domeinnaam, bijvoorbeeld [email protected].
Voer je domeinnaam in en klik op "Opslaan". Finly genereert dan drie DNS-records die je in de DNS-instellingen van je domein moet aanmaken. Dit doet doorgaans je IT-beheerder of hostingpartij.
DNS-records aanmaken
Je maakt de volgende drie onderdelen aan:
DKIM. Maak twee CNAME-records aan:
Naam:
mte1._domainkey.jouwdomein.nl, waarde:dkim1.mandrillapp.comNaam:
mte2._domainkey.jouwdomein.nl, waarde:dkim2.mandrillapp.com
DMARC. Maak een TXT-record aan met host
_dmarc.jouwdomein.nlen waardev=DMARC1; p=none;Verificatie. Maak een TXT-record aan met de verificatiecode die Finly toont op de instellingenpagina.
Het domein verifiëren
Klik op "Verifieer" nadat de DNS-records zijn aangemaakt. Finly controleert de drie onderdelen afzonderlijk en toont een vinkje of kruis per onderdeel. DNS-wijzigingen kunnen tot 24 uur nodig hebben voordat ze wereldwijd actief zijn.
Is de verificatie geslaagd? Dan kun je het afzenderadres instellen in een berichtsjabloon via Instellingen → Sjablonen. Zie ook: Een berichtsjabloon aanmaken en instellen.
Standaard berichtsjablonen herkennen
In het sjablonenoverzicht via Instellingen → Sjablonen zie je alle sjablonen in één lijst. Standaard berichtsjablonen die door Finly worden meegeleverd, hebben een ander icoon dan sjablonen die je zelf hebt aangemaakt of aangepast. Zo onderscheid je in één oogopslag de standaardsjablonen van je eigen sjablonen.
Een envelop-icoon (✉) geeft aan dat het een e-mailsjabloon is. Een kalender-icoon (📅) hoort bij een afspraakbevestiging of agenda-gerelateerd sjabloon. Het icoontype zegt iets over de aard van het sjabloon, niet of het standaard of aangepast is.
Wat als de verificatie mislukt?
Controleer of de DNS-records exact zijn overgenomen zoals Finly ze toont. Geen extra spaties, geen afwijkende hoofdletters. Probeer na 30 minuten opnieuw te verifiëren. Lukt het daarna nog niet, neem dan contact op met support.
Koppeling verwijderen
Wil je de mailkoppeling verbreken? Klik op "Verwijderen". Je kunt dan niet meer mailen vanuit jouw domein in Finly. Als je dit later opnieuw wilt activeren, moet je de koppeling opnieuw instellen.
Gedeelde mailboxen toevoegen
Via Instellingen → Koppelingen → Outlook 365 voeg je gedeelde e-mailadressen toe aan Finly. Medewerkers kunnen deze mailboxen dan naast hun eigen mailbox gebruiken in het CRM.
Ga naar de sectie "Gedeelde e-mailadressen" en klik op + Nieuw e-mailadres toevoegen. Voer het e-mailadres in en bevestig. Het adres verschijnt daarna in de lijst.
Klik op het toegevoegde adres om in te stellen welke medewerkers of teams toegang krijgen tot deze mailbox. Voeg de gewenste personen of teams toe en klik op Opslaan. Medewerkers met toegang zien de mailbox voortaan in hun overzicht in Finly, inclusief alle mappen.
Standaard mailbox instellen
Werkt een medewerker altijd vanuit een bepaald e-mailadres? Via de instellingen in de mailbox kan per medewerker een standaard verzendadres worden ingesteld. Beantwoorden en doorsturen gaat dan automatisch vanuit dat adres.
Zoekwoorden
mailkoppeling instellen, eigen domein, Finly mailserver, afzenderadres, DKIM, DMARC, SPF, e-maildomein, mailen vanuit eigen adres, Mandrill, mailserver configuratie, koppelingen, verzenddomein, account e-mailadres, berichtsjabloon icoon, standaard sjabloon herkennen, envelop icoon, kalender icoon, sjablonenoverzicht, gedeelde mailbox, nieuw e-mailadres toevoegen, Outlook 365, medewerkers mailbox, standaard mailbox