Stel een centraal afzendadres (zoals [email protected]) in via Berichten, zodat e-mails verzenden en antwoorden ontvangen via één mailbox werkt.
Wat u met een gedeelde mailbox kunt doen
Met een gedeelde mailbox kunt u e-mails vanuit één centraal e-mailadres (zoals [email protected]) verzenden en ontvangen in de CRM-omgeving.
U stelt dit in via de berichteninstellingen.
Wat u leert instellen
een gedeelde mailbox toevoegen aan de berichteninstellingen
e-mails vanuit die mailbox versturen
Berichteninstellingen openen
Volg de onderstaande stappen om de berichteninstellingen te openen.
Log in op www.finly.nl.
Klik in het linkermenu op Instellingen.
Selecteer in het rechterpaneel de optie Berichten.
Nieuw berichtsjabloon toevoegen (optioneel)
Volg de onderstaande stappen als u een nieuw sjabloon wilt gebruiken.
Klik linksboven op + Berichtsjabloon.
Geef een duidelijke naam op (bijvoorbeeld "Gedeelde mailbox - [email protected]").
Wanneer u een nieuw sjabloon toevoegt:
kunt u dit sjabloon gebruiken voor handmatige e-mails
kunt u dit sjabloon gebruiken voor automatische e-mails
Het verzendadres instellen op het gedeelde e-mailadres
Volg de onderstaande stappen om het juiste verzendadres in te stellen.
Vul bij Verstuurde e-mail beantwoorden naar adres het gedeelde e-mailadres in (bijvoorbeeld [email protected]).
Wanneer deze optie is ingesteld:
komen antwoorden automatisch binnen in de gedeelde mailbox
Inhoud en opmaak van het sjabloon invullen
Volg de onderstaande stappen om de inhoud van het sjabloon te bewerken.
Vul de velden Onderwerp, Inleiding, Inhoud en Afsluiting in zoals gewenst.
Gebruik tags om klantgegevens automatisch in te voegen (zoals [[voornaam]] of [[email]]).
Bijlage toevoegen aan het sjabloon (optioneel)
Volg de onderstaande stappen om een bijlage toe te voegen.
Scroll naar beneden naar het kopje Bijlagen.
Voeg een bestaand document toe of upload een nieuwe via Instellingen > Documenten.
Sjabloon opslaan en gebruiken
Volg de onderstaande stappen om het sjabloon op te slaan.
Klik op Opslaan bovenaan of onderaan het sjabloon.
Wanneer het sjabloon is opgeslagen:
kunt u dit sjabloon gebruiken voor handmatige e-mails
kunt u dit sjabloon gebruiken voor automatische e-mails
Belangrijk
U heeft beheerdersrechten nodig om sjablonen te bewerken.
De gedeelde mailbox moet extern beschikbaar zijn (geen lokale mailserver).
Het afzendadres moet geldig zijn; controleer de domeininstellingen (SPF, DKIM).
Opmerking
Het instellen van een gedeelde mailbox gebeurt door in het sjabloon het veld Verstuurde e-mail beantwoorden naar adres handmatig te vullen met het gedeelde e-mailadres.
Veelgestelde vragen
Wat als ik het gedeelde e-mailadres niet zie in het sjabloon?
Op de vraag "Wat als ik het gedeelde e-mailadres niet zie in het sjabloon?" is het antwoord dat u moet zorgen dat het e-mailadres handmatig is ingevuld bij "Verstuurde e-mail beantwoorden naar adres".
Kan ik meerdere gedeelde mailboxen gebruiken?
Op de vraag "Kan ik meerdere gedeelde mailboxen gebruiken?" is het antwoord dat u meerdere sjablonen kunt maken, elk met een eigen afzendadres.
Worden antwoorden automatisch gekoppeld aan klanten?
Op de vraag "Worden antwoorden automatisch gekoppeld aan klanten?" is het antwoord dat dit gebeurt mits het e-mailadres van de klant bekend is in het CRM.
Kan ik automatische mails versturen vanuit een gedeelde mailbox?
Op de vraag "Kan ik automatische mails versturen vanuit een gedeelde mailbox?" is het antwoord dat dit kan zolang het sjabloon dit adres bevat, en dat dit ook werkt voor geautomatiseerde berichten.
Zoekwoorden
gedeelde mailbox
e-mailinstellingen
verzendadres instellen
berichten sjabloon
automatische mail
CRM e-mail
verzenden namens team
mailconfiguratie