Wat je kunt doen vanuit de mailbox
Vanuit een e-mail in de mailbox kun je:
een nieuwe activiteit aanmaken en koppelen aan een klant, product of dossier
een e-mail koppelen aan een bestaande klant, activiteit, product of dossier
een nieuw dossier aanmaken bij een gekoppelde klant
Activiteit aanmaken vanuit een e-mail
Volg de onderstaande stappen om vanuit een e-mail een activiteit aan te maken.
Ga naar je mailbox in het CRM.
Open de e-mail waarvoor je een activiteit wilt aanmaken.
Klik op Acties en kies Maak activiteit.
Selecteer een klant in het klantveld. Zolang er geen klant is ingevuld, zijn de velden Product en Dossier niet beschikbaar.
Is de e-mail al gekoppeld aan een klant? Dan is het klantveld al vooraf ingevuld.
Selecteer optioneel een product van de gekozen klant.
Selecteer optioneel een dossier van de gekozen klant.
Vul een omschrijving, datum en begintijd in.
Selecteer de uitvoerende, verantwoordelijke en accountcontactpersoon.
Klik op Opslaan om de activiteit aan te maken.
Na het opslaan is de activiteit zichtbaar in het activiteitenoverzicht van de gekoppelde klant, het product en het dossier.
E-mail koppelen aan klant, activiteit of product
Je kunt een e-mail ook koppelen zonder een nieuwe activiteit aan te maken. Gebruik hiervoor de knop Koppel bericht. Dit opent het dialoogvenster "E-mail opslaan bij klant".
Open de betreffende e-mail in de mailbox.
Klik op Acties en kies Koppel bericht.
Zoek de klant op in het zoekveld. Klanten die herkend worden op basis van het e-mailadres van de verzender worden automatisch als suggestie getoond.
Selecteer optioneel een dossier van de gekozen klant.
Selecteer optioneel een product via de knop Product +.
Wijzig indien gewenst het onderwerp van de e-mail.
Klik op Opslaan.
Is je organisatie aangesloten op ANVA? Dan zie je ook een veld "Indexeren naar ANVA". Selecteer "Ja" en kies een dossiersegment om de e-mail als document naar ANVA te sturen.
Na het koppelen verandert de knop Koppel bericht in Ontkoppel bericht. Via die knop kun je de koppeling ook ongedaan maken.
Dossier aanmaken via de mailbox
Wil je een dossier aanmaken voor de klant? Koppel dan eerst de klant via Koppel bericht. Daarna verschijnt in het menu Acties de knop Maak dossier. Klik hierop om direct een dossier aan te maken bij de gekoppelde klant.
Is er al een dossier aangemaakt via de mailbox? Dan verschijnt in het menu Acties de knop Bekijk dossier, waarmee je direct naar de openstaande taak in het dossier navigeert.
Belangrijk
Je hebt rechten nodig om activiteiten aan te maken.
Product en dossier zijn alleen selecteerbaar nadat je een klant hebt gekoppeld.
Veelgestelde vragen
Kan ik meerdere klanten koppelen aan één activiteit?
Een activiteit kan aan één klant worden gekoppeld. Je kunt daarbinnen wel kiezen voor een product en/of dossier van die klant.
Waar vind ik de aangemaakte activiteit terug?
In het activiteitenoverzicht van de gekoppelde klant, het product of het dossier.
Zoekwoorden
activiteiten aanmaken vanuit e-mail
mail koppelen aan klant
koppel bericht
e-mail opslaan bij klant
actie maken vanuit mailbox
CRM activiteit
product koppelen aan activiteit
dossier koppelen aan activiteit
dossier aanmaken vanuit mailbox
uitvoerende toewijzen
verantwoordelijke instellen
bekijk dossier
ontkoppel bericht
indexeren naar ANVA