Start een rechtsgeldige digitale ondertekening via SignRequest vanuit documenten, formulieren of schermdelen en vind alles terug in het klantdossier.
Wat digitaal ondertekenen in CRM doet
Met digitaal ondertekenen kun je snel en rechtsgeldig documenten laten ondertekenen via CRM.
Deze functie werkt met de externe service SignRequest.
Je kunt ondertekenen starten vanuit:
een document
een formulier
een schermdeelsessie
Wat er gebeurt na ondertekenen
Het ondertekende document komt automatisch in het klantdossier terecht.
Digitaal ondertekenen starten vanuit een document
Ga naar de klantkaart in CRM.
Klik op het gewenste PDF-document in het tabblad Documenten.
Klik op Ondertekenen.
Kies Direct ondertekenen (tijdens schermdelen of op jouw scherm) of Ondertekenen via e-mail (de klant ontvangt een link).
Selecteer het juiste e-mailadres (moet bij klantgegevens zijn ingevuld).
Klik op Ondertekenen.
Plaats handtekening in SignRequest.
Klik op Opslaan & invoegen in SignRequest.
Klik op Voltooien in SignRequest.
Wanneer je Direct ondertekenen of Ondertekenen via e-mail gebruikt:
Direct ondertekenen is bedoeld voor ondertekenen tijdens schermdelen of op jouw scherm
Ondertekenen via e-mail stuurt de klant een link om te ondertekenen
Digitaal ondertekenen starten vanuit een formulier
Ga naar de klantkaart.
Klik op Formulieren.
Selecteer een formulier dat digitaal ondertekend mag worden.
Klik op Direct ondertekenen of kies voor verzending via e-mail.
Selecteer het e-mailadres.
Bevestig de ondertekening via SignRequest.
Digitaal ondertekenen starten tijdens een schermdeelsessie
Start een schermdeelsessie met de klant.
Ga naar Bestandsbeheer.
Upload een PDF-bestand via Choose file.
Klik op Plaatsen.
Klik op het pennetje om het document direct te laten ondertekenen.
Laat de klant via het toetsenbordje de besturing overnemen.
Volg de stappen in SignRequest zoals eerder beschreven:
Plaats handtekening.
Klik op Opslaan & invoegen.
Klik op Voltooien.
Ondertekende documenten en logbestanden terugvinden
Ga naar de klantkaart.
Open het tabblad Documenten.
Zoek de ondertekende versie met de toevoeging signed.
Open ook de logfile bij het ondertekende document.
In de logfile vind je:
tijden van ondertekening
IP-adres
gebruikte handtekening
Ondertekenservice en credits beheren
Ga naar Instellingen > Transacties.
Controleer of SignRequest is geselecteerd als ondertekenservice.
Zet het vinkje aan om credits toe te staan.
Vul het aantal credits in dat je wilt inkopen.
Klik op Opslaan — hiermee geef je toestemming tot verrekening.
Belangrijk
Alleen PDF-bestanden kunnen ondertekend worden.
Een correct ingevoerd e-mailadres bij de klant is verplicht.
Je moet over voldoende credits beschikken binnen jouw CRM-account.
Ondertekenen werkt alleen met de externe service SignRequest.
Opmerking
Je kunt ondertekenen starten vanuit een document, formulier of schermdeelsessie.
Bij het ondertekende document verschijnt een apart logbestand in de documentenlijst van de klant.
Veelgestelde vragen
Wat als de klant het document niet ontvangt?
Op de vraag "Wat als de klant het document niet ontvangt?" is het antwoord dat je moet controleren of het e-mailadres correct is ingevuld bij de klantgegevens.
Wat als ondertekenen niet lukt?
Op de vraag "Wat als ondertekenen niet lukt?" is het antwoord dat de credits mogelijk op zijn en dat je dit controleert bij Instellingen > Transacties.
Waar vind ik de log van het ondertekenproces?
Op de vraag "Waar vind ik de log van het ondertekenproces?" is het antwoord dat er bij het ondertekende document een apart logbestand verschijnt in de documentenlijst van de klant.
Kan ik ondertekenen ook gebruiken bij formulieren?
Op de vraag "Kan ik ondertekenen ook gebruiken bij formulieren?" is het antwoord dat dit kan als de formulierinstelling ‘ondertekenen’ is geactiveerd.