Waar je klantdocumenten beheert
Met het tabblad Documenten koppel je documenten aan een klant. Bij het toevoegen kun je het document direct verbinden aan een dossier, een formulier of een product. Na het toevoegen kun je het document bewerken, ondertekenen of gebruiken in een e-mail.
Document toevoegen aan een klant
Volg de onderstaande stappen om een document toe te voegen aan een klant.
Ga naar het overzicht Klanten.
Selecteer de gewenste klant.
Klik op het tabblad Documenten.
Klik op Document +.
Upload een bestand van je computer (zoals PDF, Word of JPG).
Kies het documenttype (bijvoorbeeld afbeelding, brief, factuur of gespreksverslag).
Koppel het document optioneel direct aan een dossier, formulier of een product.
Wanneer het document is toegevoegd:
verschijnt het document in de lijst met een aanmaakdatum
kan het document los gekoppeld blijven aan de klant als je geen dossier, formulier of product selecteert
kun je het document later alsnog koppelen
Documentdetails bekijken en documenten filteren
Na upload verschijnt het document in de lijst met een aanmaakdatum en de bestandsgrootte tussen haakjes achter de documentnaam. Je kunt de documentenlijst filteren op:
Aanmaakdatum
Gekoppeld product
Gekoppeld dossier
Gekoppeld formulier
Type document (bijv. afbeelding, brief, factuur, gespreksverslag)
Opties wanneer je op een document klikt
Klik op het document voor meer opties. Je kunt:
het document openen en bekijken
het document digitaal ondertekenen
het document toevoegen aan het klembord om later eenvoudig te plakken in een e-mail
PDF-document bewerken in de PDF-viewer
Volg de onderstaande stappen om een PDF-document te bewerken.
Klik op het document om de PDF-viewer te openen.
Markeer tekst of voeg tekst toe.
Blur of verberg gevoelige gegevens (zoals BSN).
Wanneer je een PDF bewerkt:
kun je tekst markeren of toevoegen
kun je gevoelige gegevens (zoals BSN) blurren/verbergen
Belangrijk
Bewerken en markeren is alleen mogelijk bij PDF-documenten.
Alleen PDF-documenten kunnen worden bewerkt (markeren, tekst, blur).
Voor digitale ondertekening is een werkende handtekeningmodule vereist.
Documentbewerking werkt niet op mobiele apparaten.
Meerdere documenten tegelijk uploaden is niet mogelijk; documenten moeten per stuk worden toegevoegd via de knop Document +.
Documenten verwijderen kan alleen als je daar de juiste rechten voor hebt; dit doe je via de documentweergave.
Opmerking
Ook documenten vanuit andere systeemhuizen met een koppeling kunnen in dit overzicht staan.
Veelgestelde vragen
Wat als ik geen dossier of product selecteer bij het toevoegen?
Op de vraag "Wat als ik geen dossier of product selecteer bij het toevoegen?" is het antwoord dat het document los gekoppeld blijft aan de klant en dat je het later alsnog kunt koppelen.
Hoe gebruik ik het klembord voor e-mail?
Op de vraag "Hoe gebruik ik het klembord voor e-mail?" is het antwoord dat je het document toevoegt aan het klembord en het bij het opstellen van een e-mail direct kunt plakken via de invoegfunctie.
Kan ik meerdere documenten tegelijk uploaden?
Op de vraag "Kan ik meerdere documenten tegelijk uploaden?" is het antwoord dat dit niet kan en dat documenten per stuk moeten worden toegevoegd via de knop “Document +”.
Kan ik documenten ook verwijderen?
Op de vraag "Kan ik documenten ook verwijderen?" is het antwoord dat dit alleen kan als je de juiste rechten hebt en dat je verwijderen doet via de documentweergave.
Welke documenten staan hier nog meer?
Op de vraag "Welke documenten staan hier nog meer?" is het antwoord dat ook documenten vanuit andere systeemhuizen met een koppeling hier kunnen staan.
Zie ik hoe groot een document is?
Op de vraag "Zie ik hoe groot een document is?" is het antwoord ja. De bestandsgrootte staat tussen haakjes achter de documentnaam in de lijst.
Zoekwoorden
document toevoegen, document uploaden, klantdocument, bestandsgrootte, documenttype, document koppelen, PDF bewerken, klembord e-mail, documenten filteren, document verwijderen